入退室管理システム導入の必要性とは？システムの種類と利用時の注意点について

入退室管理システムの用途

入退室管理システムは、具体的にどのような用途で活用されているのでしょうか。ここでは、まず入退室管理システムの具体的な用途についてご紹介します。

生産性の向上

入退室管理システムを導入することで、次の2つの新型コロナウイルス対策が可能です。

• オフィス内のコロナ感染を防ぐ
• コロナ感染者の被害を最小限に抑える

「ContactSearch」は、新型コロナウイルスの感染者や疑いのある方と接触した社内外の人物と物理位置の特定ができるソリューションサービスです。コロナウイルス対策を行いたい方は、ぜひ導入をご検討ください。

ICカードなど認証ツールの活用

最近では社員証がICカードになっているという企業が非常に増えています。自分の会社でも社員証がICカードになっているという方も多いのではないでしょうか？

GuestCoolでは、お客様が利用されているICカードの仕様を確認したうえで連携が可能となるため、連携はオプション対応となります。来訪者に貸し出すビジターカード管理の効率化、回収漏れに起きてもトラッキングできることがメリットといえます。

入退室管理システム導入の必要性・見直しのタイミングは？

現代においてはどんな業種の企業であっても必ずといっていいほどパソコンなどのコンピューターを使用します。そのため、セキュリティと聞くとコンピューターのセキュリティをイメージされる方が多いのではないでしょうか？当然コンピューターのセキュリティを強化している企業は多いでしょう。

しかし、部外者がオフィスなどへ侵入することを防ぐという物理的なセキュリティの強化も重要です。ここではオフィス入退室の管理システムを導入する必要性や見直しのタイミングなどについてご紹介します。

入退室管理システムの必要性

企業にとって重要な機密情報が保存されているのはコンピューターの中だけとは限りません。もちろんコンピューター内の大切な情報はコンピューターのセキュリティ強化によって守ることが必要です。しかし。部外者がオフィスに侵入し、リリース前の商品や重要書類を盗むという可能性、社内の人間が重要な情報を外部に持ち出すという可能性もあります。

そういった情報漏洩を防ぐためには入退室の管理システムを導入することが必要です。入退室の管理システムを導入することにより、まずオフィスの入口で部外者の侵入を防ぎ、オフィス内のエリアによって入室できる人間を制限すれば重要な情報に触れられる人間を限定することもできます。

また、部外者が自由にオフィスを出入りできると、どこで従業員に危害がおよぶとも限りません。管理システムの導入は情報漏洩の防止だけでなく、従業員を危険から守るためにも必要なのです。

管理システム見直しのタイミング

管理システムを見直すタイミングはいくつかあります。

• オフィスの移転
• 会社の成長による規模の拡大
• 労務管理の見直し
• 新しい法制度への対応

以上が管理システムを見直す主なタイミングです。例えばオフィスの移転は入退室の管理システムを見直すタイミングとしてはよくあるケースで、これを機にセキュリティ強化をするということはよくあります。

また、マイナンバー制度の施行で個人情報のセキュリティ対策が必要になるなど、労務管理の見直しで入退室の際に出勤や退勤も管理できるようにするというのも管理システムを見直すタイミングとしてよくあるケースです。

入退室管理システムの種類や特徴を比較してみよう

上述したように、入退室の管理システムは1種類だけというわけではありません。ここでは管理システムの種類とその特徴を比較しながらご紹介します。

ICカード認証

ICカード認証は、ICカードを専用のカードリーダーにかざして入退室管理を行う方法で、現在最も主流な認証方法といっていいでしょう。最近は社員証としてICカードを使用している企業が多く、社員証と入退室の認証ツールを兼ねることができます。カードにICチップが埋め込まれているため偽造しにくいのが特徴です。ただ、カードを忘れるなど、紛失した場合入室できないというデメリットや盗難のリスクに備えた対策などが必要になります。

生体認証

生体認証は、人間の生体的な特徴を利用して認証する入退室の管理方法で、指紋認証や顔認証、静脈認証、虹彩認証などがあります。映画やドラマなどで見たことがあるという方も多いのではないでしょうか。生体認証はセキュリティレベルが高く、高い精度でなりすましを防止できます。また、ICカードのように忘れたり紛失したり盗まれるといったリスクがありません。ただ、他のシステムに比べ導入費用が高額になることやシステムに指紋や顔を登録する手間がかかるといったデメリットがあります。

暗証番号認証

暗証番号認証は、昔から利用されている認証方法で、ドアのそばに設置されたテンキーに予め設定した番号を入力する入退室の管理方法です。手軽に導入できて運用コストを抑えられるというメリットがあります。ただ、他の認証方法に比べてセキュリティレベルが低くなってしまうことや暗証番号を盗み見られたり漏れたりするリスクがあるため、定期的に暗証番号を変更することが必要です。

スマートフォン認証

スマートフォン認証は、従業員自身のスマートフォンに専用のアプリをインストールしてスマートフォン本体をリーダーにかざして認証する入退室の管理方法です。従業員自身のスマートフォンを利用するため導入コストを削減できます。ただ、ICカードと同様にスマートフォンを忘れたり紛失したりしたときの対策が必要です。

GuestCoolは、来訪者様に貸し出すゲストカードでゲートを通過、オフィス内へアクセスできるようになっています。また、オプション機能になりますが、外部ベンダーで頻繁に来訪される方に対して、顔認証でスムーズに入館できるようにしています。指紋認証、静脈認証等の機能はございません。そして、GuestCoolのスマートフォン専用アプリはありません。来訪者用となりますので、来訪者はGuestCoolから送信バーコードをチェックインKIOSKにかざすことでチェックインが完了し、オフィスエリアへ入場できる入館証を入手できる形となります。

利用する際に注意するべきポイント

入退室の管理システムには様々な種類があり、それぞれにメリットやデメリットがあるということをご紹介しました。続いてはそんな入退室の管理システムを利用する際に注意するべきポイントについてご紹介します。

社員への説明と教育

入退室の管理システムを新たに導入し利用を始める際に大切なのが社員への説明と教育です。入退室の管理システムを導入する場所などは企業によって異なります。例えば社内の会議室に管理システムを導入したとしましょう。

その会議室が社内の誰もが使用する可能性のある部屋である場合、なぜその会議室にシステムを導入することになったのか、そしてどうやって利用するのか社員に説明することは重要です。入退室の管理システムをスムーズに運用するためには、事前に社員へ使用方法などをしっかりと説明し正しく理解してもらうことが必要になります。

運用ルールの確認

よくある問題の一つに共連れで入退室してしまうという問題があります。共連れというのは、誰か一人が管理システムの認証で開錠した際にドアが閉まりきらない間に複数の人間が認証を受けずに入退室してしまうことです。

この共連れを行ってしまうと管理システムの認証を受けた方の入退室記録は残り、共連れで入退室した方の記録は残りません。つまり不正侵入があった場合でも記録に残らないためわからないということです。

GuestCoolは、来訪者の共連れが発生しないように管理ができます。また、来訪されたお客様の入退館ステータスにより、災害時におけるお客様への迅速な誘導をサポートいたします。自社のオフィスにお客様が何人滞在しているのか、連絡先など、正しく登録され正しく入館手続きがされていれば、管理者側で把握が可能です。