会議室の予約システムを導入して業務を効率化！導入前に知っておきたいこと

注目される理由

会議室はプロジェクトや商品開発についての話し合い、プレゼンテーションやミーティング、来訪されるお客様との打ち合わせなど様々な目的で使用されています。ここでは会議室予約システムとは何か、会議室予約システムが注目される理由などについて詳しく解説します。

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約状況をシステム上で誰でも場所を選ばずに確認でき、予約・変更・キャンセルなどを簡単に行うことができるシステムです。

これまで会議室の予約は、紙や社内掲示板・メーリングリストなどのデータに残すことはできました。しかし、このようなアナログな管理では予約の漏れや重複、カラ予約などといったトラブルが起きやすく、業務の不効率化や部署間でのトラブルなどに繋がりやすいというデメリットがあります。

会議室予約システムは予約情報を一元化できるので、このような人為的なミスを減らせます。アナログ管理の問題を解決し、業務のさらなる効率化、会議室の有効活用が可能となるのです。

会議室予約システムが注目される理由

予約をした方がキャンセルや変更の連絡をし忘れたせいで、部屋が使われないままになってしまうことがあります。その場合、会議室が空いているのに誰も使っていない状況となり、空いていることを知らない方は会議室を使えません。その間に打ち合わせや会議などが止まってしまうと、その後に残業が発生する可能性もあるのです。

また、予約の重複が発生すると、そのたびに当人同士で話し合う、スケジュールを見直して再度予約を取るといった手間も発生します。

このような状況を回避するには、予約や変更がその場で行えたり、会議室の利用状況・空き状況が簡単にチェックできたりする会議室予約システムが有効です。無駄な残業を防ぐことにも繋がるので、自社の「働き方改革」を助けるシステムともなりえるのです。

基本機能

会議室予約システムは種類によって、機能も異なります。ここでは予約システムの一般的な基本機能についてご紹介します。

予約状況一覧

予約状況を一覧で把握できる機能で、どこの部署がどの部屋を使っているのかが一目でわかります。どの部屋が空室なのかも一目で把握できるので、会議室の予約管理者とやりとりする手間がかかりません。

検索機能

予約管理を一元化でき、スマートフォンやタブレットなどの端末を使用して、社員それぞれが場所や時間を選ばずに簡単に空き状況の検索を行うことができます。出先からでも予約状況を確認できるので、移動中に予約しておき、帰社したらすぐに会議室を利用することもできます。

予約のキャンセル

システムの導入によって予約のキャンセルも端末での操作が可能です。GuestCoolは、会議室KIOSK（会議室前端末）と連携することで、入室とならない場合に自動で予約のキャンセルができます。会議室KIOSKと連携しない場合は手動操作になります。

予約の変更

今までは電話やメールなどで行っていた予約変更も端末操作で可能となります。ミーティングをあと1時間延長したいなどといった場合にも、その場で変更できます。

会議室前端末による入退室管理

部屋の前に設置された端末に入室のタイミングでボタンを押し、退室の際にボタンを押すだけで利用状況をシステム上で管理できます。会議室予約管理者へ入退室の連絡をする必要がありません。また、退出時間になるとアラームで通知されるので、次のミーティングとの重複を避けられます。

カレンダーなど外部システムとの連携

社内で共有するカレンダーに、社員のスケジュールが記載していることが多いでしょう。そのようなカレンダーなどの外部システムと会議室予約システムを連携できれば、会議室の予約管理と合わせて社員のスケジュール調整を行うことができます。

選定ポイント

こちらでは、導入前に知っておきたい予約システムを選ぶ際のポイントや注意点などについて解説します。

スケジュール管理との併用の有無

部屋の予約は取れても、会議に参加する社員の都合が合わず、予定をキャンセルする、または変更しなければならないこともあるでしょう。予約とスケジュール管理を同時に行うことができれば、会議の日時の調整もスムーズです。参加する人数が多い部署などは、特にカレンダーなどと併用できるシステムを確認してみるとよいでしょう。

システムの操作性

パソコンやネットワークの操作に抵抗がある、または自信がないという方もいらっしゃるでしょう。全ての職員が簡単に操作できるというのも、システム選定の際に大切なポイントとなります。余計な機能がなく、シンプルで操作しやすいシステムを選ぶことが重要です。

場所と目的が適切かどうか

どこでどのような目的で使うのかによって、選ぶシステムの種類も変わります。例えば病院やクリニックの場合、入退室管理のために部屋前の端末を設置したとしても、患者は予約のうえで来院することが多く、診察時間も短いことがほとんどであるため使用頻度は少なくなることが予想されます。

それよりもスマートフォンなどで、予約の順番や待ち時間を把握できる機能を充実させることの方が需要は高いと考えられます。

このようにどこで何の目的で使うかを意識してシステムを選ぶことで、システムのパフォーマンスを最大限に発揮させることができるのです。

システムの規模とコスト面

数室の会議室に対応したシステムから数十室に対応した大規模なシステムまで様々な種類があります。会社よりも規模の大きなシステムを導入するとコストがかかり、機能を使わず余らせてしまう可能性もあるため、規模に合わせたシステム選びが大切です。

セキュリティ

予約システムが不正アクセスを受けて、利用者の個人情報が流失してしまうケースも実際に起り得ます。そのためセキュリティ面でどのような対策がとられているのか、システム選びの際に特に重視して確認することが大切です。

受付システムとの連携

受付システムと連携できるようなシステムであれば、受付スタッフを配置するコストを削減でき、会議室予約と合わせて一連のスムーズな管理を実現させることができます。

システムの実績や運用会社の信頼性

実際にシステムを運用している会社の情報、システムを導入した事例などをもとに情報収集を行い、信頼できるシステムを選ぶことが失敗しないポイントです。

メリットとデメリット

ここでは会議室予約システムを導入するメリットとデメリットについて詳しく解説します。

メリット：会議室を有効に活用できる

予約システムの導入によって会議室を有効に活用でき、稼働率をアップさせることができます。稼働率が上がれば業務効率アップや残業の軽減といった仕事へのよい影響も期待できるでしょう。

メリット：会議室を安心して利用できる

部屋の前の端末システムの導入によってミーティング中に関係者以外の方が入室したり、ドアノックによってミーティングが妨げられたりといった困りごとの解消に繋がります。

メリット：予約にかかる手間や時間を簡略化できる

予約のためにオフィスのパソコンに戻る、出先から予約ができないといった困りごとを解決できます。またスマートフォンやタブレット端末での予約、キャンセル、変更が可能であり、操作がスムーズで予約にかかる時間を簡略化することが可能です。

メリット：会議室の利用状況を把握・管理しやすい

会議室の利用状況を統計的にデータで管理することもできるようになり、会議室を増やすべきかどうかの判断などにも役立てることができます。

デメリット：コストがかかる

会議室予約システムの導入にはコストがかかり、付ける機能やオプションの内容や数によってかかる費用が異なります。そのため会社に見合ったシステムを導入し、システムによってもたらされる効果とコストとのバランスを考慮して検討することが大切です。

デメリット：システムの操作を覚える必要がある

システムの種類によって操作の仕方、管理の仕方が異なります。慣れるまではシステムの操作を覚える必要があり、社員皆へのサポートも必要となるでしょう。

デメリット：セキュリティへの不安

セキュリティが弱いと大切な社員の個人情報が他者に流失してしまうリスクがあります。そのため、どのようなセキュリティを導入しているのかよく確認しておくことが大切です。