受付の自動化システムを導入するならエッジプラスへ！ 入室管理でセキュリティの強化！

無人化のメリット

受付システムとは、これまでは人員を配置して行っていた会社来訪者の受付業務を無人化し、専用の端末またはロボットが来客の受付を行う自動化システムのことです。

企業側にとっては、受付システムを導入することによって、様々なメリットを得られます。例えば、受付システムを導入することで人員を削減することができ、より生産性の高い業務に人員を配置することが可能となります。

また、自社が最新鋭のシステムを導入しているハイテクな企業であることを対外にアピールする効果も期待できるのです。加えて、来訪者にとっても受付で名刺を見せる手間や受付簿に記帳をする手間を省くことができて、従来の無人受付よりも簡単に訪問先の担当者を呼び出せるようになります。

その他にも、来訪者記録の管理や来訪者データベースの作成に貢献できることも受付システムのメリットの一つです。今まで手作業で行っていた来訪者記録管理やデータベース作成も自動化することができるのは、事務コスト削減に繋がります。毎月のシステム利用料以上にメリットが生まれるのが、受付システムの特徴といえるでしょう。

来訪者の年齢層によっては、有人の受付を設けた方がよいと思うかもしれません。しかし、昨今は新型コロナウイルス感染症が拡大している社会情勢にあります。つまり、受付システムを導入し、人と人の接触機会を減らすことで、感染症拡大を防ぐ側面も期待できるのです。

昨今の来客対応において受付に社員を配置せず、受付システムを導入することにより、以下のようなメリットを受けることが可能となります。

選定のポイント

受付システムは世の中に数多く存在します。多種多様に存在する受付システムを導入するにあたって、どのようなものを導入するべきか、選定の基準となるポイントをご紹介します。

受付システムの形態

受付システムの形態は、大きく分けて3つ存在します。

• タブレット型
• 専用端末
• ロボット型

導入にあたって、まず検討しなければならないのが「受付システムの形態」です。

受付システムの形態は、来客のメインの年齢層などを考慮して検討することが大切です。例えば、来訪者のメインの年齢層が高齢者だった場合、機械操作が不得意な方が多いかもしれません。

一方で、企業側にとっても受付システムの導入に避ける予算が限られています。その限られた予算の中で、現場に適したシステムを導入することが課題の一つです。

機能の比較

受付システムは、シンプルなものから高機能なシステムを導入したものまで多岐にわたります。

そのため、受付システムを導入する前に「どのような機能があるのか」を知り、「どのような機能を取り入れたいか」を予め検討しておくことが大切です。

また、受付システムに付帯する機能として代表的なものは下記のとおりです。

• 入退室記録管理
• 来客データ管理
• QRコード発行
• 音声案内
• 顔認証
• 入館証発行
• 多言語対応

一般的には、システムが高機能になるにつれてコストも多くなりがちです。どこまでの機能が必要かを検討して、最適な受付システムを導入しましょう。

コスト

受付システムを導入するうえで、重要な要素の一つがコストです。経営を行ううえで、経営コストがかかりすぎてもあまりよくありません。一方で、コストだけで受付システムを選ぶと、来訪者が上手く使いこなせないなど、失敗してしまう可能性もあります。

受付システムを導入するなら、費用対効果を追求することも大切です。より自社にあった受付システムを導入するために、より多くの情報を集めましょう。

サポート体制

受付システムに限定したことではありません。手厚いサポート体制が整っていると、非常に心強いです。特に導入直後は操作方法がわからない場合や、思わぬ不具合が起こることもよくあります。そんなときに、受付システム供給会社の専門部署によるサポートは必要です。受付システムを導入する際は、サービス提供会社のサポート体制が整っているのかをしっかりと確認し、思わぬ不具合に対応できるよう努めましょう。

主な機能と活用シーン

来客通知

受付システムでは、来客の自動応対だけでなく担当者への通知なども自動的に行います。加えて、来客予約を入力することにより、一層スムーズな来客対応を進めることが可能です。

入退館記録

来客時の応対や担当者の呼び出しだけでなく、来訪者の入退館記録まで行う点も特徴の一つです。今まで手作業で行っていた記録管理も、受付システムで自動化することができます。

来客予約

電子メールとQRコードを活用することで、来訪者は手間なく訪問ができるようになります。受付で名刺を提示する必要もありません。また、受付システムを導入することで受付スタッフを配置しなくてもよくなります。

来訪者情報のデータベース化

来訪者情報を自動的にデータベース化することで、必要となる様々な情報を抽出できるようになります。従来は人による手入力が必要でした。受付システムでは自動的に情報入力を行いますので、社員・スタッフの労働コスト削減に貢献します。

自動応対

これまで人が行っていた応対業務を、受付システムにて自動的に行います。来訪者への挨拶から始まり、訪問者の確認、社内の担当者への取次までスムーズに進めることが可能です。

来訪予定者のスケジュール管理

受付システムによって来訪予定者のスケジュール管理機能を利用することが可能です。来訪予定者のスケジュール管理機能を利用することにより、どの時間に誰がくるのか、また、どの時間が混み合うのかを把握することができます。来訪予定者のスケジュール管理機能は、同業他社の来訪者の鉢合わせを避けることや、アポイントメントの調整などに役立ちます。

駐車場の予約

高度な受付システムでは、来訪者の予定入力と同時に駐車場の確認や予約まで行うことが可能です。エッジプラスが提供するGuestCoolには、駐車場の予約機能はありません。しかし、会議室予約を駐車場予約として設定・登録することで予約することができます。

セキュリティの強化が可能！

企業活動を行っている以上、オフィスビル内には様々な機密情報が溢れています。例えば、自社の情報システムから顧客の名簿、取引先の一覧から社員の個人情報、会社の財務資料まで、漏洩防止に努めなければならないものでいっぱいです。

会社としては、これらの重要な情報は外部に漏れないよう厳重に管理する必要があります。受付システムの中には、顔認証による来訪者の同一性を確認できる機能を持つものがあります。これにより、成りすましによる手続きを防止することが可能です。加えて、受付システムでは来訪者の入退室まで記録することが可能です。

受付システムを用いて来訪者の入退室まで記録することにより、悪意を持って情報を持ち出そうとすることを心理的に阻止する効果が期待できます。

情報漏洩は、社内を出入りする関係者によって持ち出されることが意外と多いものです。例え悪意がなかったとしても、会社で配布した資料などを紛失されてしまう可能性は拭いきれません。また、盗難などの事故に遭う可能性もゼロではないでしょう。会社側の体制として、これら情報漏洩に備え、万全な対策をとっておくことが重要だといえます。

受付システムは、単純に労働時間や人員の削減だけでなく、このようなセキュリティ管理の側面でも有効です。

なお、入退室の際は下記のような仕組みを使って管理・記録を行います。

• 暗証番号
• ICカードの貸与
• スマートフォン（QRコードやアプリ）を利用
• 顔や指紋などの生体認証

様々なシステムが自動化される時代において、受付システムも有効なツールの一つであるといえるでしょう。