来訪者管理システムを導入するならエッジプラスへ！ 見積もり前に知っておきたい豆知識

受付業務の仕事と役割

会社によって受付で行う業務は異なります。代表的なものには、以下の業務が挙げられます。

来客応対

受付の仕事内容として代表的なものは、やはり来客応対でしょう。来訪者に挨拶をしたうえで、社員や役員への取り次ぎを行い、入館証を渡して来訪者を社内へ案内し、電話で社員を呼び出します。このとき、アポがない来訪者の取り次ぎを行うかどうかも、状況に応じて受付が判断します。また必要に応じて送迎車の手配を行うのも、受付業務の一つです。

来訪者の情報管理

企業によって必要な来訪者の情報を管理するのも、受付の仕事です。情報管理は、カルテなどの紙を用いているところもあれば、パソコンで入力して管理している企業もあります。来訪者から名刺を預かり、社員に渡すこともありますし、クリニックでは患者の情報をカルテに入力するなどの処理を行います。スポーツクラブでは受付から入館証の発行まで、受付の担当業務となるケースが多く見られます。

電話対応・メール対応

実際に企業を訪れる来訪者の対応以外にも、電話対応やメール対応も受付が行います。担当者がいない場合は相手の情報を聞いたうえで、担当者に情報の引き継ぎを行います。

その他

受付業務の中には、会議室の予約や備品の管理を受付スタッフが行う企業もあります。また受付周辺は社員や来訪者など人の行き来が多いエリアになるので、窓口の掃除を受付が担当することも少なくありません。

受付サービスどうしていますか？

受付スタッフを窓口に常駐して来訪者の対応をしている企業も多く見られます。しかし最近では、来訪者管理システムを導入し、来訪者の対応を行っている企業も増えてきています。

来訪者管理システムのメリットとデメリット

受付スタッフを設置するうえで、自社の社員を受付スタッフとして常駐させる、もしくは他企業に受付業務をアウトソーシングして対応してもらうなどの方法があります。

受付スタッフを設置することのメリットは、直接対応することで来訪者をきちんともてなすことができるという点です。しかし、人件費などがかかることはデメリットだといえるでしょう。

来訪者管理システムを導入した場合、受付スタッフを設置した場合と同じようにもてなすことは難しくなります。しかし、コストを削減できる点は大きなメリットです。またスタッフが急病などで欠勤する心配がないため、常に一定のサービス品質を確保できます。

来訪者管理システムでできること

来訪者管理システムが提供するサービスは、導入するシステムによって違いがあります。例えば来訪者があった際に、担当者に直接通知が入るサービスなどがあります。

以前は受付スタッフがいない場合、受付に置かれた内線電話で来訪者が直接担当者を呼び出すという手法が多く取られていました。来訪者管理システムを使用することで、より低コストで効率よく取り次ぎができるようになりました。

来訪者管理システムを導入する上での費用対効果

受付スタッフを常駐する場合や内線電話を設置する場合には、人件費や導入費用が多くかかります。チェックインKIOSK（無人チェックイン機）を導入すると、入館手続き後に入館証が発行され、担当者へ自動的に来訪者が到着したことを報告してくれます。そのため、対応業務にかかるコスト削減の削減が期待できます。

相場について

初期費用

来訪者管理システムは、導入における初期費用はかからない（無料）としているケースが多く見られます。ただし、システムにiPadなどのタブレット機器を使う場合があるので、自社で導入していない場合はその費用が必要です。

GuestCoolでは、有償による初期設定サービスプランもご用意しています。初期設定サービスとは、お客様に登録シートにご記入いただいた後、エッジプラス側で初期登録を行うものです。

ランニングコスト

ランニングコストとは、月額費用のことです。こちらも来訪者管理システムによって異なり、シンプルなシステムであれば無料で使用できるものもあります。平均すると30,000円前後、高いものだと100,000円ほどかかるシステムも見られました。

エッジプラスの場合、ハードウェアに別途費用がかかります。無人チェックイン機を導入する場合、チェックインKIOSKライセンス料が月1,100円必要となります。これは、単独では動きませんので、GuestCool各ライセンスの契約も必要となります。

月額費用はサービス内容によって変わってきますので、自社の受付にはどのようなサービスが必要かを、事前に洗い出しておくとよいでしょう。

その他の費用

例えば受付が1箇所であればiPadなどの初期費用は少なくなります。複数箇所にシステムを導入する場合は、その分費用が増加します。またオプションを利用すればその分ランニングコストが上乗せされます。自社の受付業務形態によっては、これらの費用が増加するでしょう。

来訪者管理システム導入費用の比較

とある2社の来訪者管理システムを挙げて、導入費用を比較してみましょう。

初期費用では、A社がiPad代の37,800円であるのに対し、B社は97,000円です。ただしA社の場合、iPadをすでに導入している場合は不要となります。

月額費用はA社が990円、B社は3,500円と、1年で考えるとこちらも差が大きく開く金額です。また、B社は1年契約となっており、1年満期にならないと解約ができない契約となっていました。契約後1年間の費用が自動的に発生するということになるので、契約時に注意が必要です。

エッジプラスの来訪者管理システムは、ユーザーライセンス数で月額料金が決まる料金形態となっています。月契約と年契約をご用意しており、年契約では10%の割引をいたしますので、さらにコストの削減が可能です。

従来の課題を解決！

来訪者管理システムを導入することで、これまでの自社課題がどのように解決するかを見ていきましょう。

来訪者管理システムを導入した結果期待できること1.人件費を削減できる

来訪者管理システムの初期費用やランニングコストは、受付スタッフを雇用する人件費と比べるとかなり低くなります。コスト削減を目指す企業にとって、人件費の削減は課題解決へ直接的に繋がるでしょう。人件費は年間数100万円にも上ることを考えると、来訪者管理システムの導入がコストを大きく削減できることがわかります。

来訪者管理システムを導入した結果期待できること2.最新システムの導入で自社のPRにつながる

来訪者管理システムには様々なものがあり、先に挙げたようにAI搭載ロボットを導入するものや、最新システムを採用しているものもあります。

こうした最新のシステムを導入することで、自社のPRやイメージアップを図れます。今後新しいことにチャレンジして、自社を盛り上げていきたいと考えている場合、他社から注目してもらえる可能性が高くなるなど、よい影響が期待できるでしょう。

来訪者管理システムを導入した結果期待できること3.取次の効率化が図れる

受付スタッフや内線電話での取り次ぎよりも、来訪者管理システムを導入することで取り次ぎの効率化が図れます。受付スタッフから電話で取り次ぎを行う場合、部署の別の社員が電話に出ることもあり、余計に時間がかかってしまいます。

しかし、システムを利用することでダイレクトに担当者と繋がることができれば無駄な時間を省くことができ、受付業務の効率化が可能となります。これまで来訪者と担当者への取り次ぎに時間がかかっていた場合、来訪者通知機能やビデオチャットなどを活用することで、システムから直接来訪者が担当者へコンタクトを取れるようになるためです。