受付システムをアプリ化＆クラウド化！QRコード受付の導入事例と効果

QRコード受付システムのメリット1：スムーズな受付が可能

QRコードを活用したイベント受付では、参加者がスマートフォンなどに表示したQRコードを、会場側の端末やスタッフにかざすだけで入場できます。従来の受付方法と比べると、以下のようなメリットがあります。

従来の受付

• チケットの内容確認に時間がかかる
• スタッフが手作業で対応

QRコード受付のメリット

• チケット確認が短時間で完了する
• 自動化が可能で手間が省ける

このようにQRコード受付を導入することで、スムーズかつ効率的にイベント参加者の入場を進めることができるのです。

QRコード受付システムのメリット2：非接触で受付でき感染リスクが低い

QRコードを端末にかざすだけで受付が完了するため、お客様は受付カウンターに近づく必要がありません。従来の受付方式では、以下のようなリスクがありました。

• 受付係とお客様が対面する
• 受付係がお客様の書類に触れる
• お客様が受付カウンターに触れる

しかしQRコード受付なら、こうした接触のリスクを完全に回避できます。

感染症対策としても、QRコード受付システムは非常に有効な手段となります。オフィスや店舗での導入が広がる背景にはこうした点も大きいでしょう。

QRコード受付システムのメリット3：受付スタッフの業務負担が軽減

QRコード受付システムの大きなメリットの一つが、受付スタッフの業務負担を軽減できる点です。従来の手作業による受付方式では、以下のような作業が必要でした。

• 来訪者に用紙への記入を求める
• 記入された用紙を確認し、担当者に連絡する
• 用紙を適切に保管・管理する

しかしQRコード受付システムを導入すれば、これらの作業は自動化・デジタル化されるため、スタッフの負担がグンと軽くなります。人手不足が課題となっている昨今、このようなシステム導入は人件費の抑制にもつながり、大きなメリットがあるといえるでしょう。

QRコード受付システムのメリット4：来訪者数の自動集計が可能

QRコード受付管理システムを利用することで、イベントの来場者数の自動的な集計が可能です。クラウドサービスによってはリアルタイムで来場者数を把握できる機能もあります。

例えばイベント開催後に、来場者へお礼のメールや次回イベントのご案内を送りたい場合などに、実際の来場者のみに一斉送信することができ、データの見える化にも役立ちます。来場者の情報を自動的に把握することで、その後の業務の効率化につなげられます。このようにQRコード受付システムは、受付業務の効率化と非対面化を両立できるシステムとして、オフィスやイベント会場などで導入が進んでいます。

QRコード受付システムの導入事例1：オフィスビル

QRコード受付システムのメリットを最大限に発揮できるのがオフィスビルでの導入です。来訪者は受付でQRコードを読み取るだけで、スムーズに受付が完了します。事前に発行された「受付コード」を入力するか、QRコードを読み取ることで、自動で入館証が発行されます。入館証には有効期限が設定できるため、セキュリティ対策にも役立ちます。

QRコード受付システムの導入事例2：イベント・展示会

イベントや展示会など多くの来場者が訪れる場合の受付業務では、素早く、スムーズな受け付けが必要です。QRコード受付システムを導入すれば、来場者がQRコードを提示するだけで受付が完了するため、受付の待ち時間を大幅に削減できます。受付業務の効率化に加え、以下のようなメリットも期待できます。

• ブースごとに受付システムを導入することで、各ブースへの来訪者を管理できる
• 入退場の情報がリアルタイムで反映されるため、来場者数や滞在者数を確認できる
• 入場パスをカラー印刷すれば、業種ごとに色分けでき、遠くからでも来場者の見分けがつく

運用方式（非接触／ワンタッチ）

QRコード受付システムには、主に2種類の運用方式があります。

非接触型

受付にQRコードを掲示し、来訪者がスマホでQRコードを読み取ることで受付を完了させる方式です。受付側と来訪者の接触を最小限に抑えられるため、感染症対策に適しています。

ワンタッチ型

受付端末にQRコードを読み取らせることで受付処理を行う方式です。来訪者はQRコードを持参またはスマホ上に表示するだけでOKなので、スムーズな受付が可能です。

どちらの方式も記帳作業が不要で、人的ミスのリスクを軽減できるメリットがあります。非接触型は完全無人化も可能ですが、ワンタッチ型のように受付スタッフを配置した方が案内などでユーザー体験が向上する場合もあります。用途や目的に合わせて適切な方式を選ぶことが重要です。

UI／UXデザイン

受付システムのUI／UXデザインは、誰もが分かりやすく使いやすいものでなければなりません。特に、以下の点に気をつける必要があります。

• 視認性の高いデザイン
• シンプルで直感的な操作性
• ご高齢者やハンディキャップがある方にも配慮したユニバーサルデザイン

例えば、フォントの大きさ、ボタンの配置、カラーリングなど、細かな部分にも注意を払う必要があります。また、企業のブランディングにも配慮し、企業のロゴやカラーを取り入れるなど、オリジナリティのあるデザインも重要です。このように、UI/UXデザインは受付システムの利便性を大きく左右する要素です。来訪者と受付スタッフの双方が使いやすいデザインを選ぶことが肝心です。

他システムとの連携

クラウド受付システムでは、社内で利用しているさまざまなビジネスツールと連携できます。ビジネスチャットやグループウェアなどと連携させれば、来訪者の到着をリアルタイムに通知できるでしょう。特にCRM（顧客管理）システムと連携すれば、来訪者データを顧客情報に紐づけて一元管理できます。優れたUIで作業性も高く、業務効率化に役立つでしょう。

サポート体制

クラウド受付システムを導入する際、重要なポイントの一つがサポート体制です。システムの不具合発生時の対応や、運用に関する疑問点の解消など、システムを安心して利用していくためのサポートが欠かせません。サポート体制の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 電話／チャットでの問い合わせ対応
• メール/FAQによる質問対応
• マニュアル・動画による解説資料の提供
• 定期的な運用サポート
• カスタマイズ要望への対応

サポートの質や対応時間、料金等は各ベンダーにより異なります。事前に内容を確認し、自社の運用に合ったサポート体制が整っているかを見極める必要があります。