入退室管理システムをオフィスの受付に！導入メリットと選び方

オフィスのセキュリティ強化

入退室管理システムを導入することで、以下のようにオフィスのセキュリティを強化できます。

部外者の入室を制限

事前に登録されたIDカード等による認証が必要となるため、不審者の立ち入りを防げます。

入退室履歴の記録と監視

いつ、誰が、どの部屋に出入りしたかの履歴が残りますので、不正な行為の抑止や事故発生時の原因究明に役立ちます。

個人認証による情報漏えい対策

生体認証やIDカード認証により、個人を特定した上で入退室を許可します。パソコンやプリンターの利用時にも個人認証ができ、機密・個人情報の漏えいリスクを低減できます。

このように、入退室管理システムはオフィスのセキュリティ強化に大きく貢献します。システムの導入を検討する際は、自社の運用に合わせて適切な認証方式を選ぶ必要があります。

業務効率化（鍵管理、勤怠管理など）

入退室管理システムは業務の効率化においても大きな役割を果たします。まず、従来の物理的な鍵の管理が不要になり、鍵の紛失や複製・悪用のリスクがなくなります。

また、出退勤の記録を正確に取ることができるため、勤怠管理の強化が図れます。入退室記録を勤怠管理システムと連携させることで、「労働時間把握の客観的な記録」を実現できます。これは近年の働き方改革を背景に義務化された重要な要件です。さらに、入退室記録を活用することで以下のようなメリットも生まれます。

• 万が一のトラブルや災害発生時の安否確認が効率化
• パート・アルバイトスタッフの一時利用時の鍵管理が不要になる

このように、入退室管理システムを導入することで業務が大幅に効率化され、コストやリスクの削減にも貢献できます。

コストダウン（人件費削減など）

入退室管理システムの導入により、受付業務の自動化が図れるため、人件費の大幅な削減が期待できます。具体的には、以下のようなコストダウンが見込めます。

• 受付スタッフの削減
• 時間外手当の削減
• 鍵の管理コストの削減

例えば、入退室管理システムに来客者の顔認証機能やタブレット受付システムを組み合わせれば、受付スタッフを配置する必要がなくなります。また、鍵の貸し出し管理も自動化できるので、鍵の管理にかかるコストも大幅に下げられます。さらに、システム導入によるセキュリティ強化で、事故や犯罪のリスクが下がり、保険料の値下げも期待できます。

感染症対策

入退室管理システムと連携している電子錠には、様々な非接触型の認証方式が採用されています。以下の表の通り、接触を最小限に抑えられる認証方式であれば、コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症対策として有効です。

認証方式	感染リスク
非接触ICカード	低
生体認証（顔認証など）	低
スマホアプリ	低
QRコード認証	低
暗証番号テンキー	高（不特定多数が触れるため）

感染リスクの低い認証方式を採用すれば、入退室管理システムの利用者に無用なストレスを与えることなく、オフィス内の感染拡大防止につながります。

認証方式別

入退室管理システムには、以下のような認証方式があります。

• 認証方式：従業員に配布したICカードをリーダーにかざして認証
• 暗証番号：あらかじめ設定した数字の組み合わせを入力して認証
• 生体認証：指紋や静脈、虹彩などの生体情報で認証
• スマートフォン：専用アプリを立ち上げて認証

特に生体認証は、なりすましが困難なため高いセキュリティが確保できます。

一方、ICカード認証は導入コストが抑えられるメリットがあります。導入時の目的やコストなどを考慮し、認証方式を選ぶことが重要です。

対象施設別（オフィス、工場、コワーキングスペースなど）

入退室管理システムは、対象施設によって求められる機能や運用方法が異なります。一般的な例をご紹介します。

オフィス

常勤の方の出退勤管理や、顧客などの来訪者の入退室管理を行います。セキュリティレベルに合わせて、ICカードや生体認証など、適切な認証方式を選択できます。

工場

従業員の出退勤管理や入退室履歴の記録、危険区域への立ち入り制限など、工場の安全対策に役立ちます。静脈認証などの生体認証が有効です。

コワーキングスペース

利用者ごとに入退室を管理し、スペースの空き状況を把握できます。QRコードやスマートフォン認証など、手軽に利用できる方式が適しています。

このように、入退室管理システムは対象施設に合わせて、必要な機能や認証方法を選択することが重要です。

自社の運用に合った機能

入退室管理システムを導入する際、自社の業務運用に合わせた機能を備えているかが重要です。主な機能の種類は以下のとおりです。

• 入退室履歴管理機能
• 就業管理機能
• 訪問者管理機能
• 無断入退室検知機能
• 遠隔監視機能

例えば、外部からの訪問者が多いオフィスでは訪問者管理機能が不可欠です。遠隔地に拠点がある場合は遠隔監視機能も有用でしょう。このように、自社の実情に合わせて必要な機能を見極めることが大切です。

連携アプリの有無（会議室予約など）

システムを選ぶうえで、現在利用しているカレンダーアプリとの連携機能の有無は重要なポイントです。連携できれば、会議の日程調整から会議室予約まで、入力の手間が大幅に削減できます。中には連携できないシステムもあるため、現状の運用と照らし合わせて確認する必要があります。

スマートロックの取り付け方法

既存のドアにスマートロックを取り付ける方法は主に2種類あります。

後付けタイプ

既存の鍵（サムターン）の場所に両面テープなどで貼り付ける。簡単な上、賃貸物件でも工事不要。

交換タイプ

シリンダーそのものを交換する。工具があれば専門業者に頼らず取り付け可能。賃貸物件の場合は管理会社の許可を得る必要あり。

後付けタイプは手軽に取り付けられる反面、劣化で外れるリスクがあります。一方の交換タイプは固定されるため外れる心配はありませんが、穴あけ工事が必要となる場合があります。このように各タイプの特徴を把握し、自社のオフィス環境に合った方を選ぶのがよいでしょう。