受付システム・アプリ（タブレット・iPad活用）でQRコードを導入するメリット

顧客体験の向上

QRコード活用による受付システムを導入することで、来訪者の待ち時間が大幅に短縮されます。受付での記帳や取り次ぎの手間がなくなり、スムーズに受付を済ませることができるためです。

また、タブレットなどの端末で、自身で操作してQRコードを読み取らせる方式では、受付スタッフとの対面接触を最小限に抑えられます。季節性のウイルス感染拡大の防止対策としても有効です。さらに、QRコード受付なら、事前に来訪目的などを聞き取っておけば、来訪者に合わせた応対が可能になります。要件に応じた説明資料の用意や、訪問先の事前確認など、スムーズな来訪対応につながります。

このように、QRコード活用による受付システムの導入は、来訪者の待ち時間短縮や非対面対応、事前準備による応対向上など、顧客体験を大きく向上させる効果があります。

業務効率化

QRコード活用による受付システムを導入することで、受付業務の効率化が期待できます。従来の受付方式だと、来訪者ごとに記帳や電話による取り次ぎが必要でしたが、QRコードを読み取るだけで受付が完了するため、こうした作業が不要になります。また、以下のようなメリットもあります。

• スタッフの人数を最適化できる
• 人的ミスのリスクを低減できる
• 受付にかかる時間を大幅に削減できる

つまり、QRコード活用による受付システムにより、受付業務の自動化が進み、業務効率が大きく向上するのです。

セキュリティ強化

受付システムを無人化した場合、セキュリティリスクが高まることが懸念されます。そこでQRコードを活用した受付システムでは、スマートロックやセキュリティゲートとの連携機能を備えています。具体的には、以下のような対策が可能です。

• 受付時に発行されるQRコードでセキュリティゲートの解錠
• 来訪者にNDA（秘密保持契約）への同意とサインを求める
• ビデオ通話で来訪者の本人確認をする

このようにQRコードを活用した受付システムでは、受付を無人化しつつ高いセキュリティレベルを両立できます。セキュリティ強化と業務効率化を同時に実現できるのが大きなメリットです。

受付端末でQRコードを読み取る方式

受付端末にQRコードを読み取らせることで、来訪者の受付を行う仕組みです。具体的には、以下の流れです。

• 受付用のQRコードを事前発行（来訪者のアポイントが確定した際に発行）
• 当日、来訪者ご自身がQRコードを受付端末に読み取らせる
• 受付システムが来訪者情報を認識し、担当者に通知を送信

来訪者が複数名の場合でも、1人分のQRコードで一括受付できる便利な機能があります。また、iPadの画面に触れずにQRコードを読み取らせる完全タッチレス機能もあり、衛生面での配慮も可能です。QRコード読み取りにより、記帳や取り次ぎの手間が省け、受付業務を大幅に効率化できます。

来訪者のスマホでQRコードを操作する方式

この方式では、受付に掲示したQRコードを来訪者に自身のスマホで読み取ってもらいます。これにより、来訪者のスマホ画面には質問入力フォームや受付メニューが表示されます。来訪者はこのフォームから用件を入力し、送信ボタンを押します。すると、入力内容が受付側のシステムに送られ、担当者に通知が届きます。これによるメリットは、以下のとおりです。

• 受付に専用端末を用意する必要がない
• 来訪者へ個別にQRコードを発行する手間がない
• 簡単な準備で導入できる

入館証発行型の方式

受付と入館ゲートを連携させ、QRコード読み取りにより入館証の発行や解錠を行う方式です。

事前にメールなどで受付コードやQRコードを発行しておき、来訪者が受付でそれを提示すると入館証が発行されます（入館ゲートを通過できるようになります）。

キオスク端末を設置すれば、来訪者様ご自身による操作で、以下のように受付から入館証発行まで完了できます。

1. 来訪者が受付コードを入力する、またはQRコードを読み取る
2. 入館証が発行される
3. ゲートに入館証をかざして解錠し、入館

セキュリティに配慮しつつ、受付当日の対応を効率化できる方式といえます。

用途別（オフィス向け、イベント向けなど）

QRコード対応の受付システムは、大きく分けて以下の3つの用途に合わせて選ぶことができます。

オフィス向け

オフィスの受付業務を効率化したい場合に適しています。iPadや専用端末を利用して導入でき、受付対応の時間・人的コストを節約できます。

オフィス向け＋入館ゲートと連動

入館ゲートとの連携により、受付から入場までを自動化・無人化できます。既存のフラッパーゲートや自動ドアを利用できるため、セキュリティ対策とスムーズな来訪者様の誘導を両立できます。

イベント・展示会向け

イベントや展示会の来場者受付を効率化できます。QRコードによる来場予約の受付や、来場者データを管理する機能も備えています。

このように、幅広い用途に合わせてQRコード対応の受付システムを選ぶことができます。

機能要件（入館ゲート連携、フリーアドレスなど）

QRコード対応の受付システムには、受付時の効率化だけでなく、セキュリティ対策やフリーアドレス対応など、様々な機能要件があります。

入館ゲート連携

QRコード読み取りで入館証を発行し、フラッパーゲートや自動ドアと連携して入退館を管理できます。

フリーアドレス対応

内線がない環境でも、ビジネスチャットやSMS通知で担当者へ来客を知らせられます。

このように、QRコード対応の受付システムの機能要件を見極めることで、業務の自動化や無人化が実現できます。

コストとサポート体制

受付システムを選ぶ際は、機能とコストのバランスを見極める必要があります。受付システムには、内線通話のみのシンプルなものから、QRコード発行や外部サービス連携、入退館記録管理など充実した機能を持つものまで様々です。一般に機能が豊富なほど料金は高額になります。

自社のニーズを明確にしたうえで、必要十分な機能がそろっており、かつ不要な機能が少ないシステムを選ぶと良いでしょう。

また、サポート体制の充実度も重要です。問い合わせ窓口や受付時間など、導入から運用までフォローしてくれる体制があるかどうかもチェックしましょう。

導入時の検討ポイントとまとめ

タブレット受付システムの導入を検討する際は、以下の3点を意識することが重要です。

ニーズに合った機能の有無

自社で必要とする機能が揃っているかどうかをよく確認しましょう。例えば、来訪者様にQRコードを発行して非接触での受付を行いたい場合は、その機能があるかどうかなどです。

コストとサービス内容のバランス

豊富な機能ほど月額料金が高くなる傾向にありますが、不要な機能を多く搭載されているシステムを選ぶと無駄なコストを払うことになります。必要最低限の機能とコストのバランスを見極めましょう。

セキュリティ対策とサポート体制

クラウドサービスであれば、情報漏洩などのリスクにも留意が必要です。また、導入後のサポート体制の充実度も併せてチェックしましょう。

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