クラウド会議室予約システムでタブレット活用！選び方と導入の流れ

クラウド型

クラウド上で運用されるシステムで、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。

＜クラウド型の特徴＞

• 導入・運用コストが低い：初期費用が少なく、月額料金制が一般的
• スピード導入：インストール不要で、短期間で利用を開始できる
• タブレットやスマホとの相性◎：リアルタイムで予約・確認が可能
• セキュリティ：強固なクラウドセキュリティ対策が必要なことが多く、製品選定時に要確認

オンプレミス型

自社のサーバーやネットワーク内で運用するシステムで、社内で管理します。

＜オンプレミス型の特徴＞

• カスタマイズ性が高い：自社の業務に合わせた細かい設定が可能
• 高いセキュリティ：社内ネットワーク内で動作するため、外部アクセスリスクが低い
• 初期コストが高め：サーバーやインフラの整備が必要

DX化に初めて取り組むようなケースで「シンプルさ」や「初期費用」重視の場合、クラウド型の選択が多いです。一方で、特定のセキュリティ要件やカスタマイズ性を求める場合はオンプレミス型も検討の余地があります。

スムーズな予約と二重予約防止

クラウド会議室予約システムでは、会議室の空き状況をリアルタイムで確認できます。例えば会議室前に設置したタブレットから、その場で利用可能な会議室を検索・予約できます。また、スケジューラーと連携することで、会議の日程調整と一括で会議室を押さえられ、同じ時間に重複して予約されるダブルブッキングを防げるなど、煩わしい手間を省けます。

さらに、会議開始から一定時間経過しても利用がなければ自動キャンセルする機能を備えた製品もあり、無駄な空室を減らすことができます。このように、クラウド会議室予約システムを活用することで、スムーズな予約業務と二重予約の防止が可能です。

会議室の利用状況の一元管理

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用履歴をデータとして一元管理できるようになります。これにより、以下のようなメリットがあります。

正確な利用状況の把握と分析が可能

予約が集中する会議室の場所や時間帯などを特定し、効率的な運用に活かせます。

利用率の低い会議室の有効活用

会議室の利用率が低い場合、別の目的のスペースとして活用できるようになります。

システムによっては、利用状況の分析結果をヒートマップやグラフで自動的に可視化できたり、利用状況の分析に加えてコスト分析まで行える場合もあり、会議室のコスト最適化にも活用できます。

タブレット端末での直接予約

会議室前にタブレット端末を設置することで、その場で直接会議室の予約やチェックイン・アウトができます。タブレット端末を利用すれば、以下のようなメリットがあります。

• PCからの予約操作が不要になりスムーズ化
• どの会議室が空いているかリアルタイムで確認可能
• 端末さえあれば手軽に会議室の空き状況が把握できる

※タブレットOSの対応状況は製品によって異なりますので、自社のデバイス環境に合わせて最適な製品を選びましょう。

業務効率と生産性の向上

クラウド会議室予約システムを導入することで、会議室の利用状況の一元管理や効率的な運用が可能になります。これにより、以下のようなメリットが期待できます。

• 会議室の稼働率が向上し、会議室不足を解消
• 無駄な空き時間を減らし、会議進行の効率化
• タイムマネジメント機能で時間内の会議運営が実現

具体的には、利用開始から一定時間経過で自動キャンセルされる機能や、早期終了した場合に次の予約に開放される機能などが挙げられます。また、終了時間のカウントダウン表示、残り時間の音声案内など、時間管理をサポートする機能があると、より効率的な会議運営が可能です。

会議室を予約したのに誰も来ない「空予約」、なぜ起こるのでしょうか？

主な原因

• キャンセル忘れ：仮で予約したまま、キャンセルし忘れる
• 予定変更後の手続き漏れ：急な予定変更で、会議が中止になったのにそのままにしてしまう
• 面倒くさい：キャンセル手続きが面倒で、そのままにしてしまう

空予約が起きるとどうなる？

• オフィススペースの無駄づかい：会議室が空いていても、他の会議に使えない
• コストの増加：オフィス賃料や光熱費などの無駄な支出につながる

空予約を防ぐには？

• 予約システムの導入：予約状況が一目で分かり、自動でキャンセルできるシステムを使うと便利
• ルール作り：予約したけど使わない場合は早めにキャンセルするなど、ルールを決めて周知

空予約は、ちょっとしたことから起こります。システムの活用やルール作りなど、工夫次第で防ぐことができます。

「せっかく会議室が空いているのに、予約が入っていて使えない…」という状況は、オフィス全体の効率を下げてしまいます。クラウド型予約システムは、この”もったいない”解消につながるシステムです。

「”とりあえず”予約してしまう」問題を解決

空き状況がリアルタイムで見えるので「念のため」の予約が減ります。予約するときも、本当に必要な時間だけを選べるようになります。

「予約したことを忘れてしまう」問題を解決

システムによっては、カレンダーアプリとの連携で予約のリマインド通知が自動で送られる機能があります。「あっ、今日予約してた！」と思い出せるので、うっかり忘れを防げます。

「キャンセル面倒くさい」問題を解決

クラウド型は、スマホやパソコンから数クリックで簡単にキャンセルできます。「キャンセルするの、ちょっと手間だな…」という気持ちになりにくいので、予定が変わったらすぐにキャンセルする習慣がつきやすくなります。

「誰が予約しているかわからない」問題を解決

予約システムを見れば、誰がいつ予約したのかがわかるので、「あの予約、誰が入れたんだろう？」という疑問がなくなります。もし空予約が多い人がいれば、注意を促すこともできます。

「会議室の利用状況がわからない」問題を解決

システムによっては、会議室の利用状況をデータで確認できるものもあります。「どの会議室がよく使われているか」「時間帯によって利用頻度が違うか」などがわかるので、会議室の利用状況を見直すヒントになります。

クラウド型予約システムは、さまざまな機能によって会議室の利用状況を「見える化」し、だれでも気持ちよく会議室を使えるようにサポートします。
導入によって会議室予約がスムーズになり、スタッフの連携や生産性アップにつながるでしょう。

スケジューラーとの連携

会議室予約システムを導入する際は、現在利用しているスケジューラーやカレンダーアプリとの連携機能の有無が重要なポイントです。具体的には、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどです。連携が可能であれば、会議の日程調整から会議室予約まで一括で行えるため、作業効率が大幅に向上します。また、ダブルブッキングを防止できるメリットもあります。

ただし、一部のシステムではOutlookのスケジューラーのみに対応しているなど、連携の範囲が限定されている場合もあります。そのため、現状利用中のグループウェアとの互換性を事前に確認しておくことが重要です。

セキュリティ対策の有無

クラウド会議室予約システムは、社内の重要な会議情報を扱うため、セキュリティ対策が十分に行われているかは非常に重要な要素です。システムが以下のような認証を取得しているかをチェックすると良いでしょう。

• SMS認証：情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格
• ISMSクラウドセキュリティ認証：クラウドサービスのセキュリティ対策が適切か審査される認証制度

さらに、システムにどのようなセキュリティ機能が搭載されているかも確認する必要があります。例えば、以下のような機能があると安心できます。

• データ暗号化機能
• ID／パスワード認証
• アクセス制限機能
• ログ監視機能

価格と導入コスト

会議室予約システムの価格は、クラウドサービスの場合は初期費用がかからず、月額利用料金のみの支払いで済むことが多いです。料金形態には固定制・従量制があり、固定制では利用者数や部屋数に応じた月額料金を支払います。

※例：利用者10名の場合／月額10,000円（税別）

従量制では、実際の利用状況に応じた従量課金となります。

※例：10部屋で月100時間利用の場合／月額10,000円（税別）

初期費用が不要なクラウドサービスに比べ、オンプレミス型では高額な初期費用がかかります。しかし長期的には安価に利用できるメリットがあります。

一般的な導入の流れは4ステップ

一般的なクラウド会議室予約システムの導入は、以下の4ステップで進められます。

目的と要件の設定

システム導入の目的（会議室の有効活用、業務効率化など）を明確にし、必要な機能要件を洗い出します。

システム選定と契約

要件に合ったシステムを選定し、価格や導入コストなども確認の上、契約を締結します。

運用ルールの策定

予約の優先順位、キャンセルルールなど、システムの運用に関するルールを策定します。

社内への周知と研修

システムの使い方を社内に周知し、必要に応じて操作研修を実施します。このようにステップを踏んで、計画的にシステムを導入することが重要です。

セキュリティ機能搭載のクラウド会議室予約システムならエッジプラスへ

エッジプラスが提供するGuestCoolは、オプションとしてセキュリティゲートとの連携が可能です。また、顔認証による来訪者の同一性確認機能も備わっていますので、成りすましによる手続きを防止します。

セキュリティ機能が搭載されたクラウド会議室予約システムの導入でしたら、エッジプラスへお問合せください。