会議室予約システムをMicrosoft365・Teamsと連携！スムーズな運用のポイント

連携のメリット

統合来訪者管理システム「GuestCool」とMicrosoft365・Microsoft Teamsを連携させることで、会議室の予約とWeb会議の開催が一つのプロセスで完結します。つまり、業務のデジタル化が進むとともに、生産性の向上が期待できます。

予約とWeb会議の一元管理が可能

Microsoft365とMicrosoft Teamsを連携させることで、予約受付とWeb会議開催を一元的に管理し、業務効率化とコミュニケーション活性化を実現できます。

ペーパーレスによる業務効率化

例えば、従来は以下のような手順が必要でした。

• 予約申請書の準備
• 予約希望者への配布
• 記入済み予約申請書の回収
• 予約状況の確認と調整
• 紙の予約申請書の保管

連携させることで、会議中に作成した資料などをMicrosoft365・Microsoft Teams内で編集・共有・管理できるため、ペーパーレスによる業務効率化が図れます。予約管理に関する紙の書類の準備や保管が不要になり、下記のような効率化が期待できます。

• 予約申込や変更時の手続きが簡素化
• 紙の予約申請書の受理
• 保管作業が不要に
• 予約状況の一元管理が可能に

リモートワークの促進

来訪者情報が紙ベースで管理されていたり、担当者によって管理方法が異なっていたりすると、共有や確認に時間がかかります。しかし、統合来訪者管理システムとMicrosoft365・Microsoft Teamsを連携させることで、関係者はいつでもどこでも来訪者情報を共有・確認できるようになり、円滑なコミュニケーションが可能になります。特に、リモートワークをしている従業員にとっては、来訪者情報をタイムリーに確認できることは重要です。来訪者情報を確認することで、必要に応じて会議に参加したり、資料の準備をしたりすることができますので、リモートワークの促進につながります。

アクセス権限の適切な設定

Microsoft Teamsの会議室予約システムとの連携では、アクセス権限の設定が重要です。チーム所有者は、チームメンバーごとに以下のような役割とアクセス許可を設定できます。

• 所有者：すべての設定変更が可能
• メンバー：チャネルへの投稿や会議の開催が可能
• ゲスト：制限付きでチャネルへアクセス可能

適切な権限設定により、セキュリティを確保しつつ円滑な連携運用が実現できます。

カレンダーの同期タイミング

共有カレンダーの同期タイミングは、予定表の所有者と受信者の組み合わせによって異なります。

同じMicrosoft 365テナント内のユーザー同士で共有する場合は、インスタント同期が有効になり、相手側の変更がリアルタイムで反映されます。

異なるテナントの場合は約3時間ごとに同期されます。Outlook.comなどのサードパーティサービスとの共有では、インターネット予定表購読（ICS）URLが生成され、受信者のサービスによって同期タイミングが決まります。例えばOutlook.comなら約3時間ごとの更新となります。

今後、Microsoft 365とOutlook.comのユーザー間の共有でもインスタント同期が可能になる予定です。

予約ルールの設定と周知

会議室予約システムを効果的に活用するには、利用者全員に共通の予約ルールを設定し、周知することが重要です。具体的には、会議室の利用時間や人数制限、キャンセル期限などの基本ルールを定め、社内の全従業員に周知します。また、特別な予約権限が必要な場合は、その条件も明確にしておきます。

これらのルールは、システムの設定画面で設定するほか、社内イントラネットやマニュアルなどで従業員に周知することで、会議室の有効活用と公平な利用を促進できます。

利用状況の分析と改善

会議室の利用状況を定期的に分析することで、さらなる改善につなげることができます。予約記録やログデータを分析し、会議室の利用傾向や空き状況を把握します。例えば、特定の時間帯や曜日に会議室の需要が高いことがわかれば、柔軟な会議室設置やサテライトオフィスの活用など、需要に合わせた対策を検討できます。また、キャンセルの多さや利用時間の偏りなども分析し、予約ルールの見直しや配置の最適化など、利用者の利便性を高めるための施策を立案できます。