会議室予約システムの導入＆Outlook連携によるメリット

空き状況がわからない

予約スケジュールと実際の使用状況にギャップがあり、リアルタイムの空き状況が把握しづらいため、会議室の有効活用が困難でした。

予約手続きに時間を要する

電話・メールでの予約手続きが主流で、ステップが多く時間がかかるため、緊急の会議室確保が難しい場合がありました。

重複予約することもある

複数の人が同じ会議室を同時に予約してしまう「重複予約」が起こりがちでした。

これらの課題を解決するには、リアルタイムの空き状況確認や簡単な予約操作、重複予約防止などの機能を備えた会議室予約システムの導入が不可欠といえます。

会議室を予約しようと思ったら、すでに別のチームが予約していた…。こんな経験はありませんか？
同じ時間に別の会議が予約されてしまうことは、多くのオフィスで起こっている悩みです。

なぜダブルブッキングが起こる？

• 情報共有不足：複数の人が予約管理に関わっている場合、情報が共有されず、重複してしまう
• 予約方法の多様化：電話・メール・予約システムなど、複数の方法で予約できる場合、一元管理が難しい
• 予約管理の仕組みが複雑：手書きの予約帳や複数のツールを使い分けるなど、管理方法が複雑だとミスが起こりやすい

ダブルブッキングの弊害

• 混乱：同じ時間に2つの会議が入ってしまうため、参加者が混乱し業務が停滞
• 信頼低下：外部メンバーもかかわる会議の場合、会社全体の信頼性に影響し、顧客や取引先に悪い印象を与えてしまう可能性
• 時間の無駄：重複した予約の調整に時間がかかり、生産性が低下

ダブルブッキングを防ぐには、すべての予約を一つのシステムで管理し、リアルタイムで予約状況を確認できるようにする一元管理で解決できることもあります。あわせて明確で全員が遵守する会議室予約のルール作りを徹底しましょう。

会議室からの予約操作を効率化

タブレットやスマホを会議室専用端末として設置できる。その場で空き状況確認や利用手続きが可能です。これにより、会議室の予約がスムーズに行えるため、会議の開始時間を遅らせることなく、必要な会議室を確保できるようになります。また、タブレットやスマホ上で直接予約操作を行えるため、事務局などが仲介しなくても、会議参加者自身で簡単に予約できるというメリットもあります。このように、会議室予約システムを導入することで、会議室の利用効率が大幅に高まり、全体の業務生産性の向上につながるのです。

利用状況の正確な把握による会議室の稼働率向上

一定時間利用されていない場合に自動キャンセルする機能があれば、空予約を防止できますので、稼働率の改善が期待できます。また、システムで蓄積した利用履歴を分析するなど、会議室の利用状況を可視化することで、より効果的な会議室運用が実現できるでしょう。

例えば、特定の時間帯に会議室の利用が低い場合は、その時間帯の会議枠を増やすなど、柔軟な対応が可能になります。こうした機能を備えた会議室予約システムの導入は、会議室の稼働率向上に大きな効果を発揮します。

主要な機能

• 会議室の予約管理
• 入退室管理による利用状況の可視化
• 自動キャンセル機能

主要な機能とタイプの分類

会議室予約システムには大きく分けて2つの形態があります。

表形式

• クラウドサービス型：インターネット経由でブラウザから予約可能。初期費用が安価で導入が容易。
• オンプレミス型：自社サーバーにソフトウェアをインストールする形式。カスタマイズ性に優れるが、コストが高め。

また、一般的な会議室予約システムには以下の主要な機能が備わっています。

• Web／モバイルからの予約受付
• 施設の空き状況の一覧表示
• 使用目的や人数などの予約条件設定
• 管理者による予約状況の一括管理

システム選定時の比較ポイント

会議室予約システムを選定する際の主な比較ポイントは以下のとおりです。

会議室の稼働率を高める機能の充実度

会議室の稼働率を高めるため、以下の機能があると良いでしょう。

• グループウェアや受付システムとの連携
• 一定時間利用されない場合の自動キャンセル機能
• 会議終了時の空室開放機能
• 会議室の利用開始・終了の記録
• その場で予約確認ができる機能

特にグループウェアや受付システムとの連携は重要です。日程調整や来客時の会議室確認などがスムーズになります。また、自社の状況に合わせ、目的に沿った機能を有するシステムを選定することが大切です。このような機能があれば、会議室の効率運用が期待できます。

カレンダーアプリとの連携機能の有無

業務で使っているカレンダーアプリ（Outlook／Googleカレンダーなど）と連携できるかどうかは重要です。連携できれば「会議の日程調整と会議室の予約を同時に行える」「ダブルブッキングの防止」といったメリットがあります。