受付業務を無人化！outlookとの連携が可能！会議室予約は非効率？

会議室予約のために、管理表を作成している企業やシステムを導入している企業は多くあります。システムによって社員の負担が軽減されていればいいものの、逆に非効率だと感じるケースも少なくありません。

ここでは、予約管理システムがなぜ非効率だと感じるのかを解説します。

システム自体が非効率である可能性

会議室の予約管理システムを導入しているのに業務が非効率だと感じる場合は、システムに問題があるのかもしれません。システムには様々な機能が搭載されているものもあれば、会議室予約に特化したものもあります。何を選ぶかによって、活用できる機能の幅が異なるのです。

会議室予約に特化していても、予約がしづらい、操作が難しいなどの手間があると業務は効率化できません。操作に時間がかかってしまい、結果的に時間をロスしてしまうからです。予約できたかどうかがわかりづらいシステムも、ダブルブッキングを引き起こすおそれがあります。

また、会議によっては顧客側で会議室予約を行うケースもあります。その場合、顧客側で入力する項目が多いと、他社スタッフからも使いづらいと思われてしまうのです。自社だけでなく、他社のスタッフにも迷惑をかけてしまうと、信用を下げてしまうかもしれません。

非効率な会議予約システム運用でのデメリット

使いづらい会議予約システムを運用し続けると、顧客を待たせてしまうデメリットが発生します。使いづらいシステムは、予約に時間がかかったり、操作に手間取ったりと社員の業務効率を下げます。

操作が難しい場合、予約が完了していないケースが発生するかもしれません。その場合、会議室が他の予約で埋まってしまい、自社を訪れてくれた来訪者をお待たせしてしまうのです。場合によっては、会議自体が延期になるかもしれません。

社員の業務効率を下げるだけでなく、顧客からの信用も下げてしまいます。会社にとって大きな損失になる可能性があるので、効率のいいシステムを導入することがおすすめです。

複数サービスと連携できるシステムが便利

会議室予約管理システムの中には、複数のサービスと連携できるものがあります。例えば、office365やoutlookなどのサービスと連携すれば、社員の予定管理がスムーズに進みます。

outlookには予定表などもあり、そちらから会議室予約ができます。予約と同時に、会議を行うメンバーにアポイントメールを送信できるので、会議に必要な作業を一括で済ませられるのです。

office365と連携していれば、エクセルやワードにて作成したファイルを、他社と共有することが可能です。紙の資料は他社の手元に届ける必要があるものの、電子化された資料であればメールなどで送信できます。

複数サービスと連携できるシステムは効率がよく、使い勝手のよさも実感できます。システムに慣れるまでに時間がかかるものの、使いこなしていけば業務をスムーズに進められます。

システムには会議室予約の他、来訪者管理機能などが搭載されているものもあります。機能性に優れているものはより使い勝手のよさを感じられるため、導入時に利用できる機能をチェックしておいてください。

現在導入している会議室予約管理システムに効率の悪さを感じているのは、システムそのものが非効率な可能性もあります。使いづらさを感じるのであれば、他のシステムに切り替えることも検討してください。

効率よく業務を進めるには、使いやすさを重視することが大切です。簡単に予約ができるものや、他のサービスと連携できるものを導入すれば、業務を効率よく進められるでしょう。

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