コラム

受付業務を自動化!オフィスの無人受付システムのタイプ

受付自動化システムはタブレット型とロボット型の2種類!オフィスに適した方の導入を

受付自動化システムの導入事例には、タブレット型とロボット型の2種類があります。どちらも一長一短あるので、オフィスに受付自動化システムの導入をお考えなら専門業者にご相談ください。

オフィス向けの無人受付システムのタイプ

system for offices

無人受付システムには、大きく分けて下記の2つのタイプがあります。

タブレット型

iPadのようなタブレット端末を受付に置いて、そのタブレットを来客が操作することで受付業務を行うシステムです。タブレットを一つ置いておくだけで事足りるので、設置スペースを必要とせず、現代においてはタブレット端末の操作も多くの方が慣れているので、操作で迷うことが少ないのがメリットです。

タブレット型の受付システムにはいくつかの種類があり、シンプルに呼び出しだけを行うタイプのものやAIが搭載されたものなどがあります。

また、操作方法に関してもタッチによる操作をするものや音声案内で操作するもの、言語に関しても日本語か英語かを選べるなど、種類が豊富でオフィスでの導入事例も多いのが特徴です。

ロボット型

受付にロボットを置いて来客の対応をするのが、ロボット型の受付システムです。音声認識システムや顔認識システムを搭載しておけば名前や会社名を入力する手間が省けたり、自社スタッフであれば自動で電子開錠ができたりなど、セキュリティ面の向上と手間の省略をまとめて行えます。

また、ロボット型の無人受付システムを採用している会社は近未来的なイメージを対外に向けてアピールすることができるので、イメージアップ戦略にも向いています。

デメリットとしてはロボットを受付に置くという関係上、どうしてもある程度のスペースが必要なことと、ロボットを導入する初期投資がかかることです。

無人受付システムを比較する際の確認ポイント

無人受付システムを導入するとき、いくつかのシステム同士を比較するかと思います。その際には、下記の要素をもとに比較してください。

コスト面による比較

コストがどれだけかかるのかは確認するようにしましょう。コスト面は単純に導入時の機械そのものの購入費、もしくはレンタル代だけでなく月々のランニングコストも計算しておく必要があります。

例えば、買い切り型でそれ以上のコストがかからないのであれば導入時の機械の購入代金だけでいいですが、システムが買い切り型でなくレンタルのみとなれば毎月一定額を支払い続ける必要があります。

できる限りコストを抑えるためには、iPadのような既製品にアプリをインストールできるのかを確認するとよいでしょう。専用端末であれば買うにしてもレンタルするにしてもそれなりの金額になりますが、iPadにシステムをインストールするだけなら、コストを抑えられる可能性があります。

機能による比較

無人受付システムの機能がどれだけあるのかを比較しておくようにしてください。なぜなら、必要のない機能ばかりのシステムを導入したら余計なコストがかかってしまいますし、操作する側からしても混乱のもとになる可能性があるからです。

例えば、初めて来たお客様がタブレットを見てどこを押したらいいのかわからなければ、不快な印象を与えてしまうでしょう。また、使わない機能がたくさんあるシステムを導入してしまえば、月額5,000円で済むはずなのに1万円かかってしまうかもしれません。

このようなことがないように、機能による比較はしておくことをおすすめいたします。

受付自動化をオフィスに導入するならエッジプラスまでご相談を

introduce reception automation

オフィスに導入する無人受付システムは、大きく分けてタブレット型とロボット型の2種類があります。

タブレット型はタブレット1台あればいいという特性上、コストがあまりかかることがなく、設置スペースもほとんど必要ない、さらに現代においては操作で迷いづらいというメリットがあります。

ロボット型はそれなりの設置スペースが必要、コストがかかるというデメリットは抱えているものの、タブレット型ではできない自動化システムや企業イメージアップなどのブランディングに寄与するというメリットがあります。

どちらも一長一短ありますが、比較する際はコストがどれだけかかるのか、どこまでの機能が必要なのかを考慮しながら導入を決めることをおすすめいたします。

エッジプラスでは、オフィスの受付自動化システムを提供しています。詳しいことを知りたいという方は、お気軽にご相談ください。

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