会議室予約を効率化・一括管理！よくある会議室の管理方法

会議室予約を効率化したいけれど、どうすればいいかわからないとお悩みの方も多いでしょう。カレンダーツールを利用し、会議室予約の管理表として使う手段もあります。会議室の管理方法には、いくつかの手段があります。どの手段が効率化に適しているのかは、会社によって異なります。こちらで紹介する管理方法をぜひともご覧ください。

会議室予約の管理表を作成

会議室予約の管理表を作成し、そちらに予約などを書き込んでいく方法です。管理表は紙でも、エクセルなどのソフトを使って作成しても構いません。紙の場合は手軽に作成できるため、作成の手間がかからないことがポイントです。ただし、紙が使えなくなると再度印刷しなければならないので、紙のコストが発生します。また、予約管理表の確認は直接目で見る必要があり、会議室を押さえるのに管理表が置いてある場所に行かなければならないなど、何かと手間が発生する可能性があります。

エクセルなどを使って、社内共有する方法もあります。社内共有しておけば使う方がその都度予約を入力するため、便利だといえるでしょう。ただし、クラウド上にて管理表を作成する場合は、社員全員に共有しておく必要があります。共有漏れがあると会議に支障が出るかもしれません。

カレンダーツールの活用

カレンダーツールを利用し、会議室予約の管理表として使う手段もあります。会議室予約用のカレンダーを作成し、予約の都度、時間帯などを入力しておきます。こちらもクラウド上にて管理するため、社員全員に共有しておかなければなりません。

共有が漏れていると、ダブルブッキングになるおそれがあるため、注意が必要です。社内に複数の会議室がある場合は、時間帯だけでなく、会議室の名前なども入力しておきます。情報をしっかり共有することで、他の方と予約がかぶらずに済みます。

外部業者に委託し効率化

予約管理業務を、外部業者に委託することも効率化を図る方法の一つです。自社にて管理が難しい場合は、外部から人材を派遣してもらうことで業務をお任せできます。業務に適した人材が派遣されるため、スムーズに管理業務に取り掛かってもらえるでしょう。

依頼するときは、費用が発生します。他のどの手段よりも費用が高額になるおそれがあり、委託している間は費用を支払い続けなければなりません。

管理システムの導入

会議室予約管理機能が搭載されているシステムを導入する方法もあります。会議室予約管理機能は、システム内で自動的に会議室予約を行ってくれます。予約管理と一緒に入退室管理もしてくれるので、前に使っていた社員と鉢合わせることもありません。他社との打ち合わせだけでなく、オンライン会議時にも予約が可能です。

システムに来訪者管理が付属していれば、より活用可能です。会議のために来訪した方を会議室まで案内してくれるので、受付スタッフが案内する手間が省けます。来訪者をお知らせする機能もあるため、社員もいち早く来訪に気付けます。

会議室予約管理システムは、予約に特化したものも多くあります。特化したものは様々な機能が付属していないものの、会議室管理はスムーズにできるでしょう。多機能なものを選ぶと予約管理以外の機能も活用できます。便利だと感じる機能があれば、そちらが搭載されているシステムを選んでください。

会議室を管理する方法には、会議室予約の管理表を作成したり、カレンダーツールを活用したりする方法があります。どちらにもメリットがあり、デメリットもあるので、よく考えてから実践しましょう。管理の暇がない場合は外部業者に委託できるものの、コストの面を考えるとおすすめできません。

低コストで会議室予約や会議室の管理ができる方法は、システム導入です。システムにかかるコストは様々なので、導入前に必要な費用を確認することが大切です。搭載される機能にも違いがあるので、必要だと思える機能があるシステムを選んでください。

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