受付業務の無人化を一括管理で実現！受付業務の無人化が広がる背景

なぜ受付業務無人化が広がったのか

近年になって受付業務無人化が広がってきましたが、その背景には以下の2つの理由があります。

• 実用性の高いシステムが作られるようになった
• コロナ過において非接触・非対面が好まれるようになった

かつての受付業務は受付担当を専門に行うスタッフがいて、お客様が来たら担当者に取り次ぐという流れでした。しかし、IT技術の向上やノウハウの蓄積によって、無人でも受付業務をスムーズに行えるシステムが作れるようになったことで採用する企業が増えたのです。

また、新型コロナウイルスの流行により、可能な限り対面接触をしないことを推奨されたため、受付業務無人化の普及の追い風になりました。

受付業務を無人化するメリット

受付業務を無人化するメリットは以下の5つが挙げられます。

業務の効率化

受付業務を無人化することの大きな変化が業務の効率化です。

今までの受付はお客様が自らの名前を名乗って受付担当が内線をかけて担当者を呼び出すという流れだったので、内線が繋がらなかったり、別の方が電話を受けたりした場合は担当者を探さなければなりませんでした。

しかし、無人化にしたことでタブレットを操作するだけで直接担当者に連絡を取れるようになったので、お客様が待つことなくスピーディーに取り次ぎができるようになったのです。

コストの削減

受付業務が無人になればコスト削減にも繋がります。

無人受付のシステムを導入する際に一時的に支出は増えるかもしれませんが、一度導入してしまえばそれ以上はほとんどコストがかかることはありません。

反対に受付業務のスタッフを置いていた場合はそれだけ人件費がかかるので、長い目で見れば受付を無人にしたほうがコスト削減に繋がるのです。

感染症の対策ができる

感染症対策ができるのもメリットの一つです。

新型コロナウイルスの流行以降、対面接触は必要最低限にするのがスタンダードになりました。受付業務を無人にすればそれだけ対面の機会を減らせます。

お客様の健康だけでなく、社員の健康を守るためにも無人化にすることは感染症対策につながります。

企業のイメージ向上

受付業務の無人化は企業のイメージアップにも役立ちます。なぜなら新型コロナウイルス流行以降、感染症対策をしているアピールになるからです。

どのような企業、業種でもコロナ対策のためにリモートワークをするなど、できるだけ人と会わないようにすることが是と捉えられるようになりました。受付業務を無人化することで、「我が社はコロナ対策のためにできるだけ対面を避ける努力をしていますよ」というアピールができます。

このことから、受付業務の無人化は企業のイメージアップにつながります。

セキュリティ対策

受付業務無人化は、セキュリティの面から見ても不安要素を減らしてくれます。無人であれば、不審者が来ても入り口で何もできない状態にできる可能性があるからです。

例えば、受付が受付用のタブレットだけであれば入り口に鍵さえかかっていれば不審者は入ってくることはできません。しかし、人がいると刃物で脅して浸入ということもできてしまいます。

このことから受付業務の無人化はセキュリティ対策にもなります。

受付業務の無人化が多くの企業に広がった背景にはIT技術やその運用ノウハウの向上、新型コロナウイルスによる非対面、非接触の推進といったものがあります。また、それ以外にもコストの削減やセキュリティ面の安全確保、業務の効率化など多くのメリットがあるので、今後、企業経営をする上で必要となるシステムだと考えられます。

また、新型コロナウイルスのことを考えてなるべく非対面、非接触にしようとする姿勢を社外にアピールすることにも繋がるので、企業のイメージアップにも適したものだと言えます。導入の際に一時的にコストがかかってしまったとしても長期的に見ればメリットが大きいので、まだ導入していないのであればこの機会に導入を検討してみてください。

しかし、受付業務の無人化システムを導入したくてもどこに相談をすればいいのかわからないという場合はエッジプラスまでご相談ください。

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