来訪者管理システムをオフィスに導入！受付システムの種類

オフィスに導入できる受付システムには、様々なものがあります。来訪者をお知らせする機能やお客様の負担を減らす機能など、利便性に優れた機能が搭載されています。

ここでは、受付システムにはどのような種類があるのかを解説します。

手軽に導入できるもの

来訪者が少ない場合は、iPadなどのタブレットを設置することですぐに使えるシステムがおすすめです。様々な機能が搭載されているわけではないものの、タブレットにシステムをインストールするだけですぐに使えます。受付管理システムがどのようなものかを知りたい企業にもおすすめです。

システムには複数のプランが用意されており、プラン別に使用できる機能が異なります。最初は受付管理だけでよくても、運用していくにつれて必要な機能が増えていきます。そのときはプラン変更するだけで、機能を追加することが可能です。

規模の大きい施設に向いているもの

1日に100人以上の来訪者がいる企業や、大規模な工場などは規模数に応じたシステムの導入がおすすめです。規模の大きい施設は、安全面からセキュリティゲートを設置しているところが多くなっています。受付システムによってはセキュリティゲートと連動できるものがあるので、そちらを導入すれば来訪もスムーズになります。

専用の端末を導入してゲート前に置けば、発行されているQRコードをかざすだけで来訪者が施設に入れます。受付時の応対や会議室などへの案内業務がなくなるため、社員の業務効率も上げられるでしょう。

来訪の連絡はスマホやパソコンを通じて社員に共有されるため、お客様を待たせる心配もありません。

受付システムに搭載されている機能

受付システムはシステム別に、様々な機能を搭載しています。来訪者の受付を管理し、お知らせしてくれる機能や会議室などへの案内を自動的にしてくれる機能です。来訪者をカメラで記録する機能もあるため、セキュリティ面も考慮できます。

会議室の予約機能が搭載されているシステムもあります。会議室に限りがある、来訪者が多い企業では、打ち合わせ時の部屋を予約しておかなければなりません。打ち合わせに参加するスタッフが予約する必要があるものの、忙しい社員は予約を忘れてしまうこともあります。

会議室の仮押さえを自動的にしてくれれば、社員の手間も減らせます。予約のし忘れで来訪者に迷惑をかけることもありませんので、企業への信用もアップするでしょう。

受付システムは機能性と料金を見比べて検討

受付システムは様々なものがあるため、自社の規模数や希望する機能、月々にかかる費用などを考慮したうえで決めましょう。基本的な機能が付属しているものは安く済みます。しかし、機能に物足りなさを感じる場合があるため、自社に必要なのはどのような機能かをしっかりと考えてください。

月々にかかる費用も重要です。機能と費用が見合っていないと会社側にとって損になるため、機能と見合った月額費用を提示しているシステムを選んでください。

来訪者管理システムは、手軽に導入できるものや大規模施設に向いているものなど様々です。システム別に機能が異なり、システムの中にはプラン別に使える機能が変わるものもあります。

まずは自社にどんな機能が必要かをしっかり検討してみましょう。検討したうえで、もっとも最適なシステムを導入することがおすすめです。適したシステムを導入すれば、社員の業務効率が上がり、企業の信用もアップするでしょう。

機能性に優れている来訪者管理システムの導入を考えているのであれば、エッジプラスにご相談ください。
弊社の来訪者管理システムは、受付管理だけでなく、セキュリティが求められる施設などにおいて、環境に合わせて顔認証やセキュリティゲートとの連携が可能です。
多言語に対応しているため、外国のお客様が来訪されてもスムーズに入館できます。

ライセンス費用も低価格にて用意していますので、小規模の企業様にもおすすめです。基本ライセンスのほかにオプションもあるため、お客様に合った受付来訪者システムをご提供いたします。

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