会議室予約を効率化！office365・outlookとの違い

Microsoft365（Office 365）・outlookなどのグループウェアと、会議室予約システムのどちらを導入するかで迷っている企業様も多いでしょう。2つには違いがあるため、メリットが大きいシステムを選ぶことがおすすめです。

ここでは、会議室予約システムとグループウェアの違いを解説します。

会議室予約システムの特徴

会議室予約システムは、社内の会議室予約をスムーズに行う機能に特化したシステムです。他の方と予約がかぶらないよう自動で調整できるだけでなく、他の方と入退室がかぶらないよう管理してくれます。

社内に会議室が少ない場合、どうしても会議室が不足してしまいます。人の手で予約管理をするとダブルブッキングのおそれもあるため、トラブルが起きてしまうかもしれません。

機械に任せれば自動で予約管理をしてくれて、ダブルブッキングの防止も徹底できます。来訪者がスムーズに使えるよう入退室管理を行うので、他企業からの信用も向上するでしょう。

グループウェアの特徴

microsoft365・outlookなどのグループウェアは、社内用のコミュニケーションツールの一つです。社内間の情報共有や設備予約、個人の業務をタスク化するなどの機能が備わっています。こういったシステムがないと、上司は部下がしている仕事内容を細かく把握できません。社員が業務のタスク化を行うことで、部署全体の業務進捗状況も確認しやすくなります。

グループウェアにはクラウド型もあるので、リモートワークの際に活用できます。社内にいなくても、グループウェアで情報共有やファイル共有を行えば、自宅で仕事用の資料を閲覧可能です。

紙の資料を電子化して、グループウェア内で共有できます。紙の資料は見やすいものの、コストがかかります。電子化すればペーパーレス化を実現できるため、会社のコスト削減に貢献できるでしょう。

会議室予約システムとグループウェアの違い

2つの違いは、搭載されている機能と導入の手間です。会議室予約システムは会議室予約に特化しているため、会議室の使い方にお悩みの企業にぴったりだといえます。グループウェアは設備予約に加えて社内のコミュニケーションツールとして活用できます。多機能なシステムを希望する企業に最適です。

グループウェアは導入時にマニュアルをしっかり読み込む必要があります。一部の社員だけが覚えればいいのではなく、システムを利用する全員がグループウェアについて把握しておかなければなりません。

すぐには導入が難しいことを考えると、導入当初から業務を自動化・効率化することは難しいといえます。すぐにシステム運用をしなければならない企業は、会議室予約ができる手軽なシステムを利用することがおすすめです。

会議室予約の他に、来訪者管理や給茶サービスなど、多機能なシステムを備えたものもあります。グループウェアのような多機能性を求めているが、すぐに運用したい方はGuestCoolの導入をご検討ください。

会議室予約システムは会議室予約に特化したシステムではあるものの、その他の機能が備わっていません。多機能性を求める企業には不向きだといえるでしょう。グループウェアは多機能ではあるものの、導入まで時間がかかる点がデメリットです。

様々な機能を搭載したシステムは、多くの企業が求めるものです。しかし、導入までに時間がかかると効率よく運用できるかわかりません。手軽に導入できて、いくつもの機能を搭載したシステムを選びましょう。

タブレットなどに手軽に導入できる多機能システムを希望する方は、エッジプラスにご相談ください。弊社が用意するGuestCoolは、会議室予約や来訪者管理、ゲート通過時の顔認証にも対応しています。 セキュリティが求められる施設などにおいて、セキュリティやゲート、ビルの管理者との連携を図らせていただきます。

施設の稼働状況や予約状況もシステムから確認できるため、施設予約に特化した機能をお探しの方にもおすすめです。来訪者への給茶サービス機能も搭載しているので、社内だけでなく、社外の方からも喜ばれます。システム導入をご検討の方は、一度エッジプラスにお問い合わせください。

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