会議室予約で効率化を実現！teamsとは？

社外の方とも気軽にやり取りができるシステムを導入したいと考える企業は多くあります。システムを導入すれば自社で会議に参加できるため、他社に出向く必要もありません。

ここでは、オンライン会議システムに対応するteamsの特徴とメリットを解説します。

teamsとは

teamsは、Microsoft社が提供するビジネスツールの一つです。チャット機能とビデオ会議機能が備わっているため、企業間でのオンライン会議の際に活用できます。

オンライン会議システムには様々なものがあります。それぞれで機能が異なるものの、teamsはoffice365と連携していることが大きな特徴です。Office365にて作成した資料をteamsで共有できるため、会議に使う資料を簡単に相手に共有できます。

teamsは他企業とのオンライン会議だけでなく、リモートワークを導入している部署での会議にも活用できます。ワードやエクセルにて作成したファイルを共有しながら会議を進められるため、会議の効率化も可能です。

teamsを導入することのメリット

teamsは操作性が簡単なので、導入まで短時間で済むメリットがあります。これまでにteamsを使ったことがあれば、デバイスを用意するだけですぐに操作が可能です。初めて使う方はマニュアルを読む必要があるものの、手早く運用を開始できるでしょう。

teamsはシステムではなく、デバイスを用意することで使えます。デバイスを会議用の大型モニターに接続するだけで使えるため、大掛かりな工事も必要ありません。導入までのコスト削減にも繋がります。会議用モニターを頻繁に使用しない場合は、モニターをレンタルするといいでしょう。使用頻度が低い場合は、購入よりコストを抑えられます。

展開する商品が多いことも、teamsのメリットです。オンライン会議システムは多くの企業が必要としています。小規模な会社から大規模な会社まで使用しており、参加する人数に合わせてシステムを用意しなければなりません。teamsは規模数に合わせてシステムを用意しているので、会社の規模に合ったものを導入できます。

teamsの導入効果

teamsを導入することで、オンライン会議を効率化できたとの声が多くあります。オンライン会議のみであれば、通話に特化したシステムを導入すれば済みます。しかし、ビジネス会議の場は資料の共有も必要となり、ときには資料を見ながら話を進めていかなければなりません。

前述したように、teamsはoffice365との連携が可能です。ワードやエクセルにて作成したファイルを簡単に共有できます。他社に資料を共有したうえで話を進められるので、会議を効率よく進めることが可能です。

teamsの導入の際に、便利なシステムを追加で導入したい場合は他のシステムも検討しましょう。システムの中には、teamsと連携できるものもあります。連携すれば会議の効率化に加え、会議室予約や来訪者管理などの機能も活用できます。

システムによって機能が異なるので、会社が求める機能を搭載しているものを選んでください。

会社にオンライン会議システムを導入するのであれば、teamsがおすすめです。Microsoft社が提供するオンライン会議システムで、office365との連携が可能です。Office365にて作成した資料を会議時に共有できるので、効率よく会議を進められます。

魅力はオンライン会議に活用できることだけではありません。低コストで導入できるため、システム導入によるデメリットを抑えられるのです。teamsデバイスを用意するだけで、あとはモニターと接続すれば簡単に運用できるため、すぐに使いたい方にも最適です。

エッジプラスが提供するGuestCoolは、teamsとの連携が可能です。GuestCoolには会議室予約や来訪者管理などの機能が備わっており、会議室予約機能を使えばスムーズに会議室を使えます。機械が管理すればダブルブッキングの心配もないので、会議準備に手間取りません。

システムの導入を検討している方は、ぜひ一度エッジプラスにお問い合わせください。

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