受付の自動化・メール（outlook）を連携！メールに関する業務とは？

企業に勤めていれば、自社・他社問わずメールの送受信業務が付きものです。メールの送受信業務は意外に手間がかかる作業でもあります。送受信どちらも数分～数十分の作業時間が必要になるので、システムを導入して効率化しましょう。

ここでは、メール関連業務の手間と自動化することのメリットをご紹介します。

メールの送信作業は入力情報が多い

メールを送信するときは、宛先・件名・本文の他、共有する資料があればそちらも添付しなければなりません。アドレスに入力している送り先であれば宛先もすぐに設定できるものの、初めてメールを送る場合はアドレス入力の手間があります。

件名や本文についても、手間が発生します。件名や本文は、ビジネス用なので敬語が基本です。友達に送るようなライトな文面にするわけにはいきません。敬語に慣れていない新社会人などは、本文入力の際に手間取るでしょう。

メールによっては、一度に大量の宛先に送らなければならないこともあります。件名や本文はコピペすればいいものの、宛先入力で時間がかかります。

メールの受信作業は内容確認や添付ファイルの保存に手間がかかる

メールを受信した後は、必ず内容を確認しなければなりません。内容を見なければ必要事項や連絡事項の確認ができないからです。見忘れていると重要な情報を見逃すおそれもあるので、メールが届いたら必ず目を通す必要があります。

内容確認のうえ、返信が必要であれば返信作業を行います。また、メールに資料が添付されているケースもあります。社内で共有すべきファイルの場合は、社内の人間が確認できる場所にファイルを保管しなければなりません。

自動化できるメール関連業務内容

メール関連業務の中には、自動化できるものもあります。大量の宛先に同じ内容のメールを送信する、定型文でのメール作成などです。定型文でのメール作成は、日報が該当します。

日報は内容が異なるものの、毎日さほど変わらない内容なので定型文として送信可能です。毎日行う業務の一つでもあるため、この部分を自動化すれば社員の負担は大きく減るでしょう。

自動化システムの中には、office365やoutlookと連携できるものがあります。1日の作業内容を入力したシステムと連携することで、データを抽出し、そのままメールにて送信できます。

自動化できない業務もあるものの、いくつかの業務をシステムに任せれば負担は大きく減ります。システムに任せられるものは、どんどん任せましょう。

メール関連業務自動化でのメリット

メール関連業務を自動化することで、社員の負担を大きく減らせるというメリットが得られます。負担が減れば、空いた時間を他の業務に費やせるため、業務の効率化が可能です。

メールを大量の宛先に送信する際は、宛先の間違いなどが起きないよう、社員は集中して作業しなければなりません。ここを自動化すれば宛先間違いによるプレッシャーがなくなるので、精神的に楽になるでしょう。

自動化によるメリットは意外にも大きいものです。社員が快適に仕事をできるよう、自動化システムの導入を検討してください。

メール関連業務は、時間がかかる作業が多くなっています。送信作業だけでなく、受信作業も場合によっては時間がかかるので、ここで時間がかかると業務に支障が出てしまいます。しかし、メール関連業務は他社との連絡に重要なものです。メール業務を放棄するわけにはいきませんので、社員の負担を減らせる方法を考えなければなりません。

メール関連業務を自動化すれば、社員の負担は軽くなります。自動化できる作業とできない作業があるものの、一部の作業をシステムに任せれば、メール業務にかける時間も短くなります。office365やoutlookなどと連携できるシステムは、メール業務に活用できるでしょう。

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