受付業務の自動化で業務効率化！業務効率のアイディア

業務効率化の目的とは

業務を効率よくすることは、企業にとって大きな課題の一つです。仕事を進めていく過程において「ムリ」「ムダ」「ムラ」という3つの視点から業務を見直します。そしてこの3つの問題を見つけて、取りのぞいていく手順のことです。

ムリとは、人数に対して作業の内容や量、スケジュールなどが見合っておらず、負担がかかりすぎているために、効率が落ちてしまっている状態のことを指します。

ムダとは、時間や人材、作業が過剰になっている、必要とされる量以上に生産している状態などを指します。

ムラとは業務の標準化がされておらず、期間や人などによって、作業の質や量がかたよっていることです。

業務効率化をすることのメリットとは

業務におけるムリ、ムダ、ムラをなくしていくことで、生産力がアップすることが大きなメリットです。

社員に余裕が生まれることによって、パフォーマンスがアップします。残業や休日出勤の必要がなくなることで、人件費も抑えられます。働きやすい環境となります。離職率が低下し、社員が定着しやすくなるというメリットもあります。

業務効率化をする上の手順

業務を効率化させるためには、まず現在の企業内での状況を確認し、それぞれの業務内容と作業量、必要となる人数、スキル、所用時間など、できるだけ細かく洗い出して可視化します。

現状を把握すると、どの業務にムリ、ムダ、ムラがあるか明確になります。その上で、どの業務をどのようにして最適化するのか決定していきます。

業務効率化のための主な手法

業務効率化を図るには、様々な手法があります。主なものについてみていきましょう。

業務をスリム化させる

作業の内容と手順を洗い出す過程で、使われている設備や人の動きである動線のムダを見つけ出し、改善することで効率化に繋がります。

システムを導入して、出席者を集めて行っていた会議をオンラインにする、リモートワークにすることもスリム化の一貫です。

作業内容をまとめる、分業する

情報共有や打ち合わせを頻繁に行わないと進まない業務は、1人の担当者に作業をまとめることで、円滑に行えることもあります。

反対に、1人の負担が大きすぎる作業は、役割を決めて分業することで、作業が捗りやすくなることもあります。業種や作業内容によって、どちらがよいかは変わってきます。

自動化する

単純な作業、繰り返して行う作業などは、ツールを活用し一括管理をすることで効率化できます。入力や集計作業はエクセルのマクロを利用することで、大幅な時間短縮に繋がります。

またチャットボットは、問い合わせ業務やヘルプデスクでの対応を簡単にすることができます。ロボットやAI技術を利用したオートメーション化も進んできており、人件費の削減に繋がります。

単純作業や専門業務は、アウトソーシングを活用することで業務に専念することができ、コストも減らすことができます。

注意ポイント

業務効率化のためにツールやシステムを使う場合には、社員が操作しやすい、使いやすいものであるか、導入したことで手間やコスト、負担とならないかなど、適切なものであるか留意が必要です。

業務効率化を図るためには、業務内容の棚卸を行い、可視化します。そして業務効率化のためには、業務をスリム化させることや、作業内容や量に即した分業化や作業の統合を行う、ツールやロボットによる作業の自動化をする、単純作業や専門作業をアウトソーシングするなどのアイディアがあります。

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