受付の自動化をタブレットで実現！受付システムで実現できることとは？

受付業務をシステムに一任したいけれど、どのような作業を任せることができるのかわからないと悩む方も多いでしょう。受付を自動化すれば、様々なメリットが得られます。

ここでは、受付自動化システム導入によるメリットと、実現できることについて解説します。

受付業務をシステム化

受付自動化システムを導入すれば、これまで社員が行っていた業務をシステムにすべて任せられます。受付スタッフは来訪者の確認や会議室までの案内を行います。来訪者が訪ねてきた方を呼び出すことも、受付スタッフの仕事です。

システムを導入すれば、来訪者はタッチパネルでアポイントを取っているスタッフを呼び出せます。また、来訪者がQRコードを持っていれば、かざすだけで入館が可能です。アポイントのある社員には来訪のお知らせ通知が届くため、お客様をお待たせしません。

来訪者の入退室をスムーズにできる

オフィスの入り口や会議室の入り口にシステムを導入すれば、来訪者の入退室管理がスムーズに行えます。入退室管理は、これまで社員が行っていたかと思います。管理の際に社員が来訪者の社名や名前を確認し、いつ入館していつ退館したかを記録する必要があるのです。

システムには入退室の管理機能が搭載されているので、来訪者はシステムにQRコードをかざすだけです。それだけでオフィスへの入館も、会議室への入室も、オフィスからの退館もスムーズにできます。

他サービスとの連携で来訪予定の管理

他サービスと連携すれば、システムにて来訪予定の管理も行えます。システムによって連携できるサービスは異なります。teamsやOffice365などの予定表機能があるサービスと連携すれば、システム側で来訪管理を行ってくれるのです。

来訪者の多い企業では、1日に訪ねてくる顧客すべてを覚えることが困難です。しかし、予定を忘れると顧客に失礼になるため、それだけは避けなければなりません。

他サービスとシステムを連携させれば、予定の管理もしてくれるので来訪者の予約時間を忘れずに済みます。来訪者の多い企業に導入するなら、予定表機能と連携できるシステムを選びましょう。

受付自動化システムのメリット

受付自動化システムを導入すれば、人件費削減のメリットが得られます。システムが顧客の対応をすることで、受付に社員を配置する必要がありません。人件費の削減に繋がるでしょう。受付を担当していた社員を他の部署に回せば、業務の効率化も目指せます。

受付に自動化システムを置けば、先進性のアピールにも繋がるでしょう。多くの企業では受付に人員を配置しています。受付にシステムを導入したタブレットを配置するオフィスは珍しく、先進性を感じられます。

自動化システムは業務の効率化を狙え、人員削減のメリットも得られる便利なシステムです。システムを導入したい方は、必要な機能が搭載されているシステムを選んでください。

受付自動化システムでは、受付のシステム化だけでなく、来訪者の入退室管理、来訪予定の管理まで任せられます。自動化すれば人員削減にも繋がり、他社に先進性をアピールすることが可能です。内線電話などを置くだけでは物足りなさを感じさせます。システムを導入したタブレットを置けば、ハイセンスな印象も与えられるでしょう。

他社によい印象を与えるだけでなく、自社の業務効率を向上させられることもポイントです。業務効率を上げれば生産性が向上するので、利益の拡大も目指せます。

受付自動化システムの導入を考えているなら、エッジプラスにご相談ください。受付業務機能や会議室予約管理機能など、様々な機能を搭載したGuestCoolを用意しています。

これまで人の手で行っていた業務をシステムに一任でき、社員の業務負担を減らすことが可能です。効率化も狙えるため、社員にとって働きやすい環境を整えられます。

他にも機能をいくつも搭載していますので、まずは製品機能をご覧ください。企業にとって有益な機能がいくつもある場合は、システムの導入をおすすめします。

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