会議室予約を効率化！会議室予約システムを導入する際の注意点

オフィスの会議室予約の効率化を行うなら、予約システムの導入がおすすめです。会議室予約システムを導入すれば、予約も管理もすべてシステムが行ってくれます。人の手ではダブルブッキングのおそれがあるものの、システム管理であればその心配もありません。便利なシステムではあるものの、導入時の注意があるので、ここで解説します。

誰でも操作しやすい会議室予約システムを選ぶ

操作が難しい会議室予約管理システムだと、予約管理に手間取って効率を下げてしまいます。予約管理システムはパソコンにインストールするものもあれば、タブレットにインストールするものもあります。タブレットを使いこなせる方は多いものの、パソコン操作が苦手という方は少なくありません。

社内全員がパソコン操作を得意としているのであれば構いません。しかし、タブレット操作に長けている方のほうが多いのであれば、タブレットにインストールできるシステムを選びましょう。

会議室予約管理システムは、場合によっては顧客側で行います。顧客がスムーズに予約できるよう、簡単な操作にて予約できるシステムが便利です。必要最低限の情報入力のみで予約できれば、顧客の手を煩わせずに済みます。

システムによってはコスト面で負担が大きい

どのような会議室予約システムを導入するかによっては、コスト面の負担が大きくなります。会議室予約システムには様々なものがあり、提供する会社によって設定している費用が異なります。システム導入の際は、負担にならない程度のシステムを選ぶことがおすすめです。

システムによっては、導入時に大規模な工事を行わなければならないものもあります。工事が必要だと工事費用も発生するので、初期投資に高額な費用を用意しなければなりません。タブレットにインストールできるものであれば、会社側で専用タブレットを用意するだけで済みます。

システムは月額料金制にしているところが多くなっています。導入前に、システムにかかる費用を確認しておきましょう。費用をチェックしたら、搭載されている機能も見ておいてください。機能と費用が見合っていないと、さほど活用できないにもかかわらず高い費用を支払うことになります。

搭載されている機能をすべて使う

会議室予約管理システムには様々な機能が搭載されているため、自社に合う機能が入っているものを選びましょう。会議室予約だけができればいいという場合は、機能に特化したものを選択してください。

会議室予約だけでなく、他の機能も使いたい場合は多機能なシステム導入がおすすめです。システムの中には設備予約のほか、来訪者管理やセキュリティゲートとの連携機能を備えているものもあります。

システムを導入するのであれば、搭載されている機能すべてを使わなければコスト面で損をしてしまいます。導入前にシステムの機能を確認しすべてを使いこなせるものを選ぶことが大切です。

会議室予約システムは、予約に特化したものと予約機能以外の機能を搭載した多機能なものがあります。多機能なシステムは予約以外にも活用できるので、業務の効率化が可能です。ただし、必要な機能のみ搭載したものを選ばないとフル活用できないので、損をしてしまいます。

システムによって機能が異なるため、導入前にシステムの機能をチェックしてください。自社で活用できる機能がそろっているシステムを導入すれば、社員全体の負担を減らせます。効率よく業務ができるようになり、生産性も向上するでしょう。

多機能ですぐに導入できるシステムをお探しであれば、エッジプラスへご相談ください。弊社が用意するGuestCoolは、会議室予約管理から来訪者管理、来訪者への給茶サービス機能まで搭載しています。

システムをタブレットにインストールするだけで運用できるため、導入までに時間がかかりません。大規模な工事も必要ないので、初期投資も安く済みます。基本ライセンスの他にオプションも用意していますので、必要とする機能と予算に合わせて、希望するプランをお選びいただけます。

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