受付業務の無人化！受付システムを無人化する際の注意点

受付システムの無人化を検討している企業も多いでしょう。無人化することで受付スタッフの業務が減るため、社員の業務効率化に繋がります。導入時に気を付けておきたいポイントがあるため、ここで解説します。

導入に最適なタイミング

無人化システムを導入する前に、今が導入に適したタイミングかを見極めてください。受付業務無人化システムは社員の負担を減らせる、業務の効率化が期待できるなどのメリットがあります。反対に、費用がかかるなどのデメリットもあるため、今導入していいかどうかを慎重に考えなければなりません。

考える際は、受付を無人化することでどこの部署にどのようなメリットがあるかを話し合ってください。恩恵が大きければ大きいほど、導入時のメリットが大きくなります。考えてみてもさほどメリットが得られない場合は、もう少し時間が経ってから導入してもいいでしょう。

システムの設置場所を確保できるか

受付に無人化システムを導入する際は、システムの設置場所があるかを確認しなければなりません。システムを導入しても、設置場所がなければ運用できません。システムにはタブレットなどにインストールするものもあれば、ロボットを配置しなければならないものもあります。

タブレットタイプであれば、タブレットを設置する小さめのデスクを配置するだけで済みます。小規模オフィスであっても問題なく設置できるでしょう。

ロボットの場合は、ロボットの大きさによって設置できるかどうかが変わります。小型のロボットであれば対応できるものの、大型では置き場所がない場合はロボットのサイズもよく確認しておかなければなりません。

企業と無人化システムは合っているか

企業によっては受付時に様々な対応をしなければならないので、その場合は無人化システムの導入を見送ったほうがいいでしょう。受付での業務内容が多い企業は、人を配置しなければすべき業務をこなせません。無人化システムでは限界があるため、人を配置しておいたほうが顧客に失礼にならないのです。

システムは搭載されている機能のみ、業務を遂行します。受付スタッフの負担を減らせるものの、システムが対応できない業務があると、結局スタッフを配置しなければなりません。

無人化システムと受付スタッフを配置するとなると、よりコストが増えます。会社の損失が大きくなるので、企業に合っていない場合は導入しないほうがいいでしょう。

無人化システム導入時は機能性を確認

無人化システムを導入する際は、システムに搭載されている機能をしっかりと確認してください。機能性に優れているものは受付業務以外の業務も対応してくれます。その機能が社員の負担を減らしてくれるものであれば、社員の業務も効率化できるでしょう。

Office365やteamsなどのサービスとの連携が可能なシステムもあるため、便利に使えます。

システム搭載機能は、システムによって様々です。企業が求める機能も企業別に異なるので、自社が希望する機能があるかをチェックしてください。機能を確認すると同時に、月にかかる費用も見ておきましょう。機能と費用が見合っているシステムを導入すれば、損なく業務効率化が目指せます。

受付業務無人化システムを導入する際は、今導入すべきかを慎重に考えてください。導入に最適なタイミングでなければ、コストだけがかかって業務の効率化もできません。受付業務無人化システムは、社員の負担を減らすために導入するものです。負担が減らなくては意味がないので、慎重に検討してください。

システムの導入を考えるなら、受付業務以外の機能もチェックしておきましょう。システムによっては来訪者管理や会議室予約機能が搭載されています。

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