受付業務の無人化で業務を効率化！システム導入後のステップを解説！

受付業務を効率化できる無人化システムの導入を検討している企業も多いでしょう。導入を決めてからシステムを選ぶ前に、導入後の流れを押さえることをおすすめいたします。

ここでは、受付システム導入後のステップについて解説します。

受付業務無人化導入後の流れ

受付業務システムを導入した後は、以下の流れで運用を開始します。

1．必要な機器の用意

システムに必要なデバイスを用意します。様々なものがありますが、手軽なものであればタブレットがおすすめです。タブレットは自社で用意しても構いません。会社によってはレンタルを受け付けている場合もあるので、タブレットがない場合はレンタル可能かどうかを聞いておきましょう。

2．画面の設定

システムをインストールした後は、初期画面の設定を行います。初期画面では顧客がどのようにしてスタッフを呼び出すかを設定できます。個人名で呼び出すのか、部署の代表を呼び出すのかを設定できるので、企業に合わせて選びましょう。

3．画面デザインの設定

デザインは複数用意されているので、企業イメージに合うデザインを選んでください。

4．自社データの登録

社員の名前や内線番号など、必要な情報を忘れず入力してください。

5．設置場所の確認

システムをインストールしたタブレットなどの設置場所を確認します。タブレットであれば狭いスペースに設置できるので、入り口が狭いオフィスにも手軽に配置できます。タブレットを置くデスクも一緒に入手しましょう。

6．動作確認

タブレットを設置し、電源を入れたら動作確認を行います。動作確認をしておかないと、いざ運用を開始してもエラーが出るおそれがあります。顧客が使用する際にエラーが出てしまうと信用問題につながるため、事前確認は必須です。顧客がスムーズに使うためにも、問題なくスタッフを呼び出せるかのテストを行ってください。

導入後はメンテナンスプログラムの確認を

導入後は、社員全員でメンテナンスプログラムの確認をしておきましょう。システムを導入して、動作確認をすれば運用を開始します。開始後すぐは特に問題なく使えるものの、使用時に何らかのエラーが出ることもあります。

エラーが出ても社員で対応できなければ、せっかく導入したシステムも使えません。そのため、社員で対応できるエラー内容についてはきちんと共有しておいてください。

中には、社員では対応できないエラーが発生することもあります。その場合はシステムを提供している会社へ問い合わせましょう。社員では対応できないエラーが出た際、迅速に対応してくれるかどうかは会社によって変わります。

システム導入前に、エラー時の対応についても調べてください。エラー時にすぐに対応してくれる会社を選べば、問い合わせ後にすぐ対処してくれます。エラー時の対応は、実際にシステムを導入している会社でないとわかりません。システムについての口コミを参考に、システム会社の対応のよさをチェックしましょう。

受付無人化システムを導入すれば、受付スタッフを配置する必要がなくなります。顧客対応はシステムがすべて行ってくれるので、これまで受付を担当していたスタッフは業務に集中できます。スタッフの業務が減ることで、効率よく仕事を進められるでしょう。

受付無人化システムを導入する際は、システムのインストールや情報入力、設置までを行う必要があります。最後には動作確認も行わなければなりません。万が一エラーが出た際の対処法、社員では対応できない場合の連絡先も社員間で共有しておいてください。

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