来訪者管理システムの導入事例を解説！複数拠点を一元管理！

無人受付システムを導入したいけれど、どんなシーンにて活用できるかがわからない方も多いでしょう。活用シーンを見れば、どこに設置すべきかがわかります。会社によって使用目的も異なるので、まずは実際の導入事例を見ていきましょう。

受付に設置する例

受付に設置すれば、来訪者の対応と案内をまとめて任せられます。来訪者管理システムは、来訪者が来たことを社員に知らせてくれます。通知はメールで送られてくるため、アポイントがある場合は来訪時間にメールをチェックしておいてください。

来訪者がQRコードを持っていれば、セキュリティゲートの通過も可能です。アポイントがある方に対してQRコードを送信する機能もあるので、活用して来訪者がスムーズに入館できるようにしましょう。

実際に受付に導入し、受付スタッフの負担削減に成功した事例が多くあります。会議室システムと連動すれば来訪者を予約している会議室に案内できるため、人員削減にも繋がります。

受付のセキュリティに関する例

カメラ付きのシステムを導入すれば、不法侵入を防げます。システムには顔認証機能が付属しているものもあります。社員が顔認証に登録しておけば、警備員を配置せずとも企業のセキュリティレベルを上げられるのです。

万が一不法侵入が起こったとしても、カメラに映像が記録されていれば証拠映像として提出できます。万が一に備え、カメラや顔認証付きのシステムを導入するとよいでしょう。

カメラ・顔認証システムを導入し、警備員のコスト削減に成功している例があります。警備員を配置せずとも、システムが来訪者を管理してくれるので、会社の出費を抑えられます。

来訪者の情報管理

来訪者の情報を事前に入力しておけば、来訪者が社名や名前を告げずに入館できます。現在は個人情報の漏洩が注視されています。どこで自分の情報が洩れるかがわからないため、自社名前であっても極力言いたくない方も多いでしょう。

来訪者の情報管理をしておけば、自社名や名前を告げずに社内に入ることが可能です。スムーズに入館できるため、他社からの印象も格段によくなります。

実際に来訪者の情報管理システムを導入し、スムーズに来客対応ができるようになったとの事例もあります。QRコードをかざすだけで入館できる点は、様々な企業から高評価を得ているようです。

来訪者管理システムを導入する際は慎重に

来訪者管理システムを導入する際は、機能やコストをよく確認したうえで決めてください。システムによって、備えている機能や月々にかかる費用が異なります。会社が希望する機能は搭載されているか、きちんと活用できるかをよく考えましょう。

システムを導入すると、月々の費用が発生します。費用は機能に見合っているかも要確認です。機能はさほどないのに、費用が高いと会社の損失が大きくなります。社員の負担削減、コスト削減のために導入する目的があるので、目的を達成できるかをよく話し合ってください。

来訪者管理システムは会社の受付に設置することで、来訪者の管理や案内、不法侵入の防止が可能です。活用シーンはそれだけでなく、情報を保管しているエリアや部屋に設置すれば、情報漏洩防止につながります。設置場所によって様々なシーンで活用できるため、導入する場所もよく考えておきましょう。

会社の一つの場所に置くのではなく、複数場所に設置することも効果的です。例えば、受付と会議室に置いて連動させれば、受付に来た来訪者に予約している会議室への案内を自動で行えます。この点も受付業務の削減になるため、コスト削減を目指している企業におすすめです。

多機能でコストに優れた来訪者管理システムを希望されるなら、エッジプラスにご相談ください。受付管理業務だけでなく、セキュリティが求められる施設などにおいて、顔認証とビルのセキュリティとの連携も可能でございます。

費用は基本ライセンスのほか、オプションもご用意しています。お客様の希望に合わせてプランを選択できるため、ぜひご活用ください。

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